AIでプレゼン資料を組み立てる方法と、持続化補助金の公募を調べる｜monotips station 第224回

イントロダクション

2024年9月11日配信の第224回では、AIを使ってプレゼン資料を作る手順と、小規模事業者持続化補助金の次の公募が見えない理由を、あらかわとしばっちがそれぞれ紹介します。文章をAIで構造化してMarpでページに分ける方法や、公募時期を探るために確認した予算資料と基本方針が登場します。

また、補助金の資料に名前が載っていることと、予算が残っていることは同じではありません。何が分かり、何はまだ分からないのかをたどりながら、収録冒頭の雑談も含めてこの回を振り返ります。

収録冒頭は、9月11日と大阪の街の話から

本題に入る前は、9月11日がアメリカ同時多発テロから何年目にあたるかを二人で確かめました。2001年の出来事なので、2024年で23年。しばっちは、当時、携帯電話に初めて速報のようなショートメッセージが届いたことや、テレビで飛行機が建物に突っ込む映像を見たことを振り返ります。二人は2011年の東日本大震災や2020年からのコロナ禍にも触れ、10年ほどの間隔で大きな出来事が起きているように感じる、と話しました。次は2030年ごろかもしれないという言葉も出ましたが、荒川は「不吉なことを言っている場合じゃない」と話題を切り替えます。

しばっちからは、ホテルで商談するとテンションが上がる、という話もありました。たまたまホテルでの商談が2件続き、ホテルのカフェで1杯1,000円以上のコーヒーを飲んだそうです。荒川が「詐欺に引っかかりそうな発想」とからかうと、しばっちは、ホテルが好きというより、商談相手がよく使う場所に行くことがあるのだと説明しました。クラウンプラザの名前も挙がっています。

荒川は、先行まちびらきしたグラングリーン大阪にも話を広げました。新梅田シティへ向かう道の変化を見てきた立場から、地下道が短くなり、地上の道や芝生広場、水盤ができたことを紹介します。コーナンの店も出ていて、園芸や水生生物などに特化した売り場が面白そうだと話しました。まだ工事が続く場所は完成まであと3年ほどかかり、森にする計画もあるそうです。

荒川は、汐留の再開発を参考にしながら、土地を個別に切り売りするのではなく、まとまった形で街をつくることで公園を設けられたのではないか、と見ています。街の中心に公園があることで、人の流れや街の魅力が変わるのではないかという期待も語りました。本人はまだ見に行けておらず、暑さが落ち着いたら訪れたいと話しています。

1. AIでプレゼン資料を、構造化してからページに分ける

ここからは、荒川がAIを使った資料作成の流れを紹介します。スライドを開いてから手が止まる時間を減らすために、まず内容を整理し、その後でページの形にするのがポイントです。

1-1. 画面を開く前に、話す内容を整理する

プレゼン資料や、A4用紙をめくりながら説明する資料を用意する場面は、今でもよくあります。荒川はPowerPoint、しばっちはGoogleスライドを使い、二人ともCanvaも利用します。スライド作成専用のAIもありますが、最初から任せてもイメージどおりにはなかなかならない、と荒川は感じていました。

資料作りで面倒なのは、パソコンを開いて「何から始めよう」と考えるところです。しばっちは台本を作らず、目次を先に置き、持ち時間と話したい内容を照らし合わせて、項目ごとの時間を考えると話します。荒川は、その整理をAIに手伝わせる方法を紹介しました。

1-2. ホームページの文面を、見出しのある構造にする

最初に必要なのは、何を話すかが分かる材料です。今回は柴原行政書士事務所のホームページを使い、事務所の説明、メニュー、名前やインボイス番号、プロフィール、趣味、問い合わせ先などをコピーしました。荒川は、台本になる長文は必ずしも完成された文章でなくてよく、材料は何でもいいと説明します。

その文章をChatGPTに渡し、「構造化のプロです。見出しをつけて、分かりやすい構造を作ってください」と依頼しました。すると、事務所の概要、基本情報、取扱業務、代表者プロフィール、資格や所属、歴史と方針、問い合わせ先といった見出しに整理されました。取扱業務には、建設業許可の取得支援、外国人雇用の支援、その他の許認可が並んでいます。

開業6年と、サイトに書かれている信念

事務所の歴史については、2018年5月の開業から6年が経ったこと、開業当初は幅広い行政書士業務を扱い、現在は建設業の支援を中心にしていることが整理されました。しばっちも「開業6年」という点をその場で受けています。資格欄に出てきたCCUSについては、会話の中で建設キャリアアップシステムだと確認しました。

サイトに記載された信念も、構造の中に入りました。

「即断即決。負けたら終わりではなく、やめたら終わり」

ホームページの一部分でも、もっと長い文章でも、見出しを付けて整理すれば、後からページに分けやすくなります。荒川が見せたかったのは、資料の完成形をAIに一度で作らせることではなく、まず元の情報を扱いやすい形に整える工程でした。

1-3. Marpで8ページにし、Canvaで見た目を整える

構造化した文章をプレゼンの形にするため、荒川はMarp形式を使いました。Markdownを少し派生させた書き方で、出力はプログラムのコードのように見えます。今回の材料は8ページに分かれ、概要から問い合わせ先まで、先ほど整理した見出しが順に並びました。

次に、内容をVisual Studio Codeへ貼り付け、Markdown形式で保存します。するとプレゼン資料らしい見た目になり、PDFに書き出してCanvaに入れ、仕上げの見た目を整えられます。収録の途中では画面がつながらず、資料は後で渡すことになりましたが、配信の終わりには画面がつながり、しばっちもあらためて確認しました。

しばっちが「自己紹介はいつも2ページほどで終わるのに、8ページになるのか」と尋ねると、荒川は、今回は柴原行政書士事務所の説明を材料にしたので、この分量になったと答えます。

同じやり方で作った24ページの提案資料

荒川は、同じ方法で作った過去の資料も紹介しました。倉敷で使った提案資料で、全体は24ページです。絵として見せたいページはCanvaや手作業で加え、それ以外はMarp形式で作った内容を生かしたと説明します。この方法で、プレゼン資料を作る工数をかなり減らせたそうです。

「まずAIで構造化する。構造化したものを、それっぽくページに分ける。この2点をAIに任せて、最後はCanvaで手で直していく」（あらかわ）

荒川は、聞くだけでどこまで伝わるか気になるので、資料を見てもらいたいとも話します。便利そうだと思った人は、調べながら試してほしい。参考になるリンクは概要欄に置く予定です。

1-4. 長文を書くのが大変なら、話した内容を書き起こす

しばっちが気になったのは、最初に長文を用意するところでした。話す内容は毎回違いますし、お客さんの雰囲気にも合わせます。直近で扱ったテーマの一つは、行政書士業務のIT化でした。電子申請ができるようになってきたことを踏まえ、建設業許可、GビズIDを使った補助金申請、在留資格認定証明書の取得がオンラインになったことの3点を中心に話したそうです。文章は用意せず、よくある事例を考えて持っていったといいます。

荒川は、これまでの仕事のまとめや雑なメモでも材料になると返しました。番組で2回ほど前から取り組んでいる口述の書き起こしと同じように、まとまりなく話した内容を文字に起こし、それを構造化すればいい。書くほうが楽な人もいれば、話すほうが楽な人もいるので、自分に合う方法を選べばよいと話します。

「ダラダラ喋ったものをきれいにしてくれるっていうのが、AIのいいところやから」（あらかわ）

荒川は、長いメールを書くときにも似た使い方をしているそうです。話した内容をChatGPTに渡し、自分の文体を保ったまま、文書の構造を整えてから送ることがあります。一方で、整えてから話すことをやめると、自分の話し方がどんどんまとまりのないものになりそうで怖い、とも打ち明けました。しばっちは、思いついたまま話した内容の整理をAIに任せるのはありだと受け止めます。

収録の終わりに、できあがった資料をしばっちがもう一度見て、「それっぽくはなる」と反応しました。荒川は、AIが担うのはページに内容を載せるところまでだと補足します。どこを直すか、どういう言い方にするかは人間が判断する。その前段の手間が減るので、資料のたたき台を編集すれば時短につながる、という考えです。

2. 持続化補助金の次の公募が見えず、予算資料を調べる

後半は、しばっちが小規模事業者持続化補助金の公募時期を調べた経緯を紹介します。公募日を予想で決めつけず、中小企業庁の予算資料や政府の基本方針に戻って、分かることと分からないことを分けていきます。

2-1. 5月27日締切の次が、9月11日時点で見えない

しばっちは、ここ4年ほど、小規模事業者持続化補助金が4か月に1回ほどのペースで公募されてきたと話します。間隔は4か月のことも6か月のこともありました。2024年は、5月27日締切の第16回が終わり、その公募は5月の初めに始まっています。

その流れなら、次は8月ごろに始まるのではないかと思っていました。しかし、9月11日の収録時点でも公募は始まっていません。そこで、2024年は何かが変わったのか、変わったとすれば何が理由なのかを資料で調べることにしました。

2-2. 中小企業対策関連予算から、2つの資料を見比べる

しばっちが最初に開いたのは、中小企業庁の「中小企業対策関連予算」のページです。ページ自体は味気なく、項目名から内容を予想して、必要な資料を開いていく必要があると話します。そこから、令和5年度補正予算と令和7年度予算の資料を見比べました。

二つとも、白抜きのタイトルなど、いつもの行政資料の体裁です。しばっちは、令和6年度ではなく令和7年度の資料を見ていることをその場で確認します。見出しは「中小企業・小規模事業者・地域経済関係予算等のポイント」です。

注目したのは「環境変化に挑戦する中小企業・小規模事業者等の成長支援」という項目です。そこには、中小企業生産性革命推進事業として、令和5年度補正で2,000億円と記載されていました。並んでいるのは、ものづくり補助金、IT導入補助金、小規模事業者持続化補助金、事業承継・引継ぎ補助金です。

しばっちが気にしたのは、令和5年度補正の資料だけでなく、令和7年度の資料にもこの並びが載っていたことでした。補正予算の補助金がまだ続いているように見え、予算が使い切られていないのではないかと考えたそうです。ただし、これは資料の掲載から受けた印象です。掲載されていることだけで、残額があるとは断定していません。

2-3. 2,000億円は4事業の合計。残額は資料だけでは分からない

しばっちは、2,000億円の出どころも別の資料で確認しました。令和5年度のものづくり・商業・サービス補助金の概要に、中小企業生産性革命推進事業の予算として2,000億円が載っています。この金額は持続化補助金だけのものではなく、ものづくり、IT導入、持続化、事業承継・引継ぎの4事業を合わせたものだと説明しました。

一方、その予算を使い切ったかどうかは、しばっちにも分かりません。情報が出ているかどうかも、収録時点では確認できていないと話しています。補助金の名前が資料に載っていることと、予算が残っていることは別の話です。

もう一つ確認したのが「経済財政運営と改革の基本方針2024」です。しばっちは、10ページ目の下のほうにある3つ目の段落を読み、小規模事業者の持続的発展に向け、2024年度中をめどに小規模企業振興基本計画を見直すと書かれていることを紹介しました。見直しには、商工会などの広域連携の促進も含まれています。

計画を見直すなら、持続化補助金にも2024年度中に何らかの変更があるかもしれない。これは、資料を読んだしばっちの見立てです。情報が各所に散らばっていても、なぜそう書かれているのかを一次情報まで戻って確認すると、判断の手がかりが見えてくる。荒川は、そこまでよく調べたと応じました。

2-4. 8月8日ごろという情報は出たが、公募日は分からない

しばっちが収録時点で言えるとしたのは、令和5年度補正予算が使い切られていないように見える、という程度でした。少し前には、8月8日ごろに公募が始まるという、リークのような内部情報らしき話も出回りました。しかし、その時期に公募は始まらず、そこからおよそ1か月が過ぎていました。

しばっちは改めて公募が始まるのではないかと思いつつ、時期は分からず、基本計画の見直しがある年度なので公募がない可能性も残ると話します。

「外れても責任は取りません、というのは、ちょっと言っておきたい」（しばっち）

それでも、そろそろ公募が出るのではないかという見方も口にしました。IT導入補助金には延長のものが出ている、という認識も示しています。今回の補助金がいずれも補正予算で組まれていることや、補正予算の規模が当初予算の5倍ほどあることにも触れました。令和5年度補正は、コロナの影響を乗り越えようとしていた時期の予算ではないかというしばっちの見立てに、荒川は補正予算の規模の大きさを受け止めます。

しばっちは、助成が続いてほしいし、詳しい情報を毎回自分で調べるのは大変だとも話しました。柴原行政書士事務所では、小規模事業者持続化補助金に絞った情報を届ける公式LINEを、今年度に向けて準備していました。ただ、公募がないため、なかなか稼働していないそうです。しばっちの似顔絵が付いたアカウントで、ホームページにも載せたらよいのでは、というやり取りの後、リンクは概要欄に置くので登録してほしいと案内して、このテーマを締めました。

3. AIや補助金の先に、中小企業の仕事の変化を見る

最後に荒川は、中田敦彦のYouTube大学に自民党総裁選の候補者が続けて出演していることに触れました。収録時点では河野太郎さんの回が公開され、その前には茂木さんの回があったと話します。茂木さんの2回目の出演では、中小企業のDXを進めることや、経理などをもっと効率化できることが語られていたそうです。

荒川は、与党の大きな方針として、中小企業のバックオフィスを効率化する流れがあるのではないかと受け止め、自分のような立場にはビジネスチャンスに見えると話しました。これは番組内での見立てです。

補助金についても、今の商売に対してお金がほしいと申請するだけでは難しいことがあるだろう、と話が続きます。何かを導入する、新しい事業を考える、事業再構築や業態転換をする。事業者がどうすれば利益を上げられるのかを国も考えているはずなので、大きな流れを見ながら仕事を少しずつ変えていくことが大切ではないか、と荒川はまとめました。最後に、しばっちの公式LINEをもう一度案内して番組を終えています。

エピソードの総括

今回の話から持ち帰れること

AIに任せるのは、まず文章の構造化とページ分け。資料の言い方や仕上げは人が判断する
材料はホームページの文面に限らず、仕事のメモや話した内容の書き起こしでもよい
ホームページを使った例は8ページ、倉敷で使った提案資料は24ページだった
2,000億円は持続化補助金単独の予算ではなく、4事業を合わせた令和5年度補正の額として紹介された
資料に補助金の名前が載っているだけでは、予算が残っているとは判断できない
次の公募日は分からず、基本計画の見直しや8月8日ごろという情報を踏まえても、可能性を断定しなかった

前半では、AIに資料を丸ごと任せるのではなく、構造化とページ分けを手伝ってもらい、人が内容を編集する方法が紹介されました。長文を書くのが難しければ、まず話して書き起こす方法もあります。

後半では、持続化補助金の公募が見えない理由を、予算資料と基本方針から探りました。公募時期は予測のままにし、資料から確認できる事実と、そこから考えた可能性を分けています。仕事の整理でも制度の調査でも、手を動かす前に材料を整え、分かったこととまだ分からないことを区別する。そんな進め方を、自分の仕事にも持ち帰れそうです。

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