店を閉めるときに人が集まる理由と、共有タスクで案件を進める方法｜monotips station 第260回

イントロダクション

monotips station 第260回は、しばっちのオフィスからお送りします。冒頭では万博に出かけた話で盛り上がり、その後、しばっちは「お店を閉めるときに50人がお別れ会を開いてくれるような人になりたい」というTIPSを紹介します。あらかわからは、半年ほどの案件で共有タスクリストを使った体験が語られました。

店を閉める先輩に人が集まった出来事から、二人は人生の成功や地域とのつながりを考えます。後半では、複数人で進める仕事の情報を一か所に集めると何が変わるのか、実例をもとに話します。

1. 万博は楽しかったけれど、歩き疲れた

この回の冒頭では、万博へ行った感想が交わされました。パビリオンを回った体験だけでなく、会場の広さや帰り道の大変さも話題になります。

フィリピン館とドイツ館には入れた一方、アメリカ館に並ぶ気にはなれず、予約もほとんど取れなかったそうです。フランス館は、後から聞くと並べば入れたようでした。途中からは歩き疲れて腰が痛くなり、休憩しながら回ることに。歩数は3万歩まではいかず、2万歩くらいだったのでは、という見立てでした。

日本館にも行き、そこは楽しかったとのこと。帰りは電車を選びましたが、東ゲートから駅へ向かう道のりが長く、最後にまた歩かされることに不満も漏れます。夜のショーやドローンショーも気になったものの、見ていると電車で座れないかもしれないと考え、帰ることにしたそうです。子どもたちは楽しんでいたため、また行きたい気持ちもある様子。平日の午後や夜間に行く方法を考えたい、と話していました。

2. 店を閉めるとき、50人がお別れ会を開いてくれる人

しばっちが持ってきたのは、事業の成績や肩書とは違う「人生の成功」の捉え方です。そのきっかけになったのは、飲食店を閉める先輩のために、仲間が有志で卒業式を開いた出来事でした。

2-1. 50歳を待たずに開かれた、有志の卒業式

しばっちは西宮の商工会議所に所属し、青年部に入っています。会員は150人弱ほど。そこで20年くらい活動してきた飲食店経営の先輩が、お店を閉めることになりました。店を閉めて廃業すると事業者ではなくなるため、青年部には所属できなくなります。

青年部は50歳までで、50歳になった会員には、生まれ年ごとに3月の卒業式があります。今回の先輩はまだ50歳になっておらず、会話では45歳くらいではないかという見立ても出ました。正式な卒業式の対象ではないものの、退会しなければならない。そこで、有志が集まる非公式の会として卒業式を開こうという話になりました。二人は「イレギュラー卒業式」と呼んでいます。

日程を調整して集まったのは、およそ50人。20年近く所属していたため、古株の十人に入るくらいの存在だったのではないか、としばっちは見ています。いったん辞めたあと、また事業を始める機会をうかがうこともあるかもしれない。ただ、今後のことはまだ分からない、という会話でした。

2-2. 最後に人が集まることも、人生の成功

この出来事を見て、しばっちは「人生の成功って何だろう」と考えました。事業で成功してお金持ちになることも、所属する団体でトップになることも、成功の形の一つです。一方で今回の先輩は店を閉め、50歳を待たずに退会します。よくある物差しだけで見ると、成功とは言いにくいようにも映ります。

それでも、最後に人が集まる。しばっちは、そこに別の成功の形を見ました。

「最後に人が集まるっていうのは、それこそ一番の成功じゃないか」（しばっち）

何のために生きるのかを考えると、成功を一緒に喜び、失敗を一緒に悲しんでくれる人がいることも大切です。そういう人が増えるほど人生が豊かになり、それを成功と呼べるのではないか。お別れ会は、しばっちにとってその問いを考える機会になりました。

「成功を一緒に喜んで、失敗を一緒に悲しんでっていう人が増えれば増えるほど、人生が豊かになる。それが人生の成功って言えるんじゃないかな」（しばっち）

しばっちが注目したのは、予定を合わせて顔を出してくれる人がどれくらいいるか、ということでした。

2-3. 独立を続けるか、雇われる側に戻るか

先輩は20年ほど独立してきました。そこから雇われる側に戻ることもあるのだろうか、と二人は想像します。性格的にはできそうだという見立てがある一方、事業主としての楽しさや大変さを知ると、会社員の働き方が嫌になることもありそうだ、という話も出ました。年齢やこれからの経営を考えれば、雇われる方が楽だという人もいる。実際、楽は楽だよね、とやりとりが続きます。

しばっちは、自分が事務所を畳むと言ったとき、50人も集まるだろうかと考えました。あらかわは、いろいろなところから集まるかもしれないと返します。売上の大きさとは別に、尊敬できる軸がある。自分より周りのことを優先する人だった、という人物像も話題になりました。

3. 好かれる人と、全体のことを考える人

お別れ会の話から、二人は人が集まる人の特徴や、所属する組織で何を担うかへ話を広げます。愛想のよさだけでなく、周りや全体に目を向けることも鍵になりそうです。

3-1. 愛想のよさが、人や仕事を引き寄せる

事業をするうえで、好かれることは大きい。媚びるのではなく、愛想よく、機嫌よくいることが周りにも影響し、人が集まるきっかけになるのではないか、と二人は話します。完全無欠で突っ込みどころがない人より、きちんとやりながら少し心配なところもある人の方が、頼りたくなることがある。二人の顔を思い浮かべても、できる人には「あの人はできるから、もういいや」となり、少し心配な人には「こっちに仕事をしよう」となりそうだ、というたとえが出ました。

飲食店では、オペレーションのうまさだけでなく、雰囲気や店主の人柄も大きく影響します。こだわりの強い店には、座っているだけで「この作法で怒られないかな」と緊張することがあります。それを店の魅力として打ち出す方法もありますが、人が集まりにくくなる面もありそうです。多少雑なところがあっても、その人のもとに人が集まる店の方が盛り上がり、好かれやすいのではないか。そんな対比が語られました。

3-2. 自分の仕事を固めてから、全体を見る

あらかわは、物販では辞める人も多く、以前から見かけなくなった人もいると話しました。物販では人柄より商品が先に立ちやすく、飲食店ほど「人で店が決まる」感覚はないそうです。小規模な物販の集まりや歴史のある集まりはあるものの、そこで立場が上がっても、公式団体の役職のようには評価されにくい。青年部とは雰囲気が違う、という話になりました。

しばっちが所属する行政書士会には、二つの評価軸があるといいます。一つは事務所として成功した人。もう一つは、会の仕事に一生懸命取り組んだ人です。後者は引退のときに人が集まりそうな一方、事業だけを続けてきた人は会の中で疎外感を持つこともあり、制度のことを一生懸命考えるよう求められるような感覚もある、という話でした。しばっちは、自分たちは制度でご飯を食べさせてもらっている、とも話しました。

青年部や行政書士会のような場には、全体の方向性を決めたり、成果を出したり、制度を変えたりする役割もあります。自分のところだけよければいいという考え方もあるなかで、全体のことを考える人は大切です。ただし、その前に自分の事務所をしっかりさせることも必要。自分の仕事を固めたうえで全体を見る形がよいのではないか、としばっちは整理しました。

「自分の事務所がしっかりした人が、全体のことを考えるっていうのが、多分一番いいような気がします」（しばっち）

今回の先輩については、西宮という地域の特性の中で活動してきたことも、人が集まった背景として挙がりました。

3-3. 車屋さんの感謝祭が、地域の人をつないでいた

しばっちは、知り合いの車屋さんが開いた感謝祭にも参加していました。去年あたりから行ってみたいと思っていて、少し遠かったものの足を運んだそうです。会社の敷地を公開して行う、地域のお祭りのような催しで、来場者は200人弱くらいだったのではないかと振り返ります。運営の中心は一社で、周辺の企業から協賛も受けていました。社長が主催するというより、社員が主体となって動いていたそうです。

地域の人が集まるコミュニケーションの場になっていて、会社が地域に溶け込んでいる様子が伝わってきたといいます。休日に社員が出て大変だという見方よりも、お祭りとして楽しんでいるように見えた。しばっちは、目指すところはああいう形かもしれないと感じました。屋外の催しで、しばっちは日に焼けてもいました。

会場では焼きそばやたこ焼きが出て、先着の人には巻き寿司もありました。しばっちは、ほとんどお金を使わずお腹いっぱいになったそうです。ミニカーをどこまで飛ばせるか競う遊びや、握力測定、缶バッジ作りなど、すぐに参加できる催しも並んでいました。

集まるのは地域の人たちです。店のステッカーを貼った車が走り、子どもたちにとっても「あの車屋さん」として親しまれている。その地域で車を買うならここ、と思ってもらえる状態につながっているのではないか、と二人は見ます。単に地域へ還元するだけではなく、地域との関係が商売にもつながる。すべてがかみ合った素晴らしい取り組みだと、しばっちは受け止めました。

あらかわは、自分の商売はローカルとの結びつきがあまりないため、地域で仕事をする場合はこうしたつながりが生まれるのだと感じたそうです。ローカルや地域のつながりは、これからのキーワードになりそうだ。自分たちの仕事とどうつながるか、研究していきたいと話しました。

4. 共有タスクリストを一つにすると、案件が進みやすい

後半は、あらかわが参加した半年ほどのプロジェクトの話です。5〜6人で進める案件で、連絡やタスクの置き場が分かれて混乱した経験から、Notionに情報を集める方法を試しました。

4-1. スプレッドシートと連絡手段が分かれていた

あらかわは、少し大きめのプロジェクトに進行役に近い立場で参加していました。期間は半年ほど、メンバーは5〜6人です。最初はスプレッドシートで一覧を管理し、そこを見ながら進めていましたが、メールやメッセンジャーも併用していました。連絡の置き場が分かれるうちに、何がどこにあるのか分からなくなっていきます。

そこで、スプレッドシートだけではタスク管理に向かないと考え、全員にNotionのアカウントを作ってもらいました。作業の指示も完了の連絡も、その画面を見て完結させるようにしたところ、比較的スムーズに動き始めたそうです。

依頼する側と作業する側では、仕事をする時間帯が違うこともあります。まとめて依頼した作業が翌朝には終わっていることもあり、時間がずれていても、見に行けば進捗が分かる点が便利でした。

4-2. 「あとは見てね」を、ステータスに残す

リストには、誰が作ったか、誰が作業するか、現在のステータス、担当者、優先度などを記録しました。一つひとつの項目を開くと、細かな指示も入っています。タスクは100個くらいあったかもしれず、ここまで増えると通し番号も欲しくなる、と話していました。

使っていて楽になったのは、自分たちの作業は終わっているものの、相手が確認したかどうか分からない状態を、ステータスで表すようにしてからです。

「うちはやってたよ、あとはあなたが見てね、という状態が溜まっていくと、向こうは『どうなってたんですか』と聞かなくてよくなる」（あらかわ）

一つの掲示板を見て、その場でチェックできるようになって、初めて効果が出たとあらかわは振り返ります。完了したことと、相手の確認待ちであることを、同じリストの中で分けておけるようになりました。

4-3. 自分のタスクを見て、決定事項はログで共有する

あらかわが使いやすいと感じたのは、必要な情報をまとめて入れられることと、テーブルビューを簡単に編集できることです。マイタスクを表示すれば、全体のタスクが多くても自分の担当分に絞って確認できます。Excelの並べ替えに似ていますが、並べ替えた状態を保存し、次に開いたときもその状態で見られる点も便利でした。この案件を通じて、大きめのプロジェクトを進めるときはNotionが必要だと感じたそうです。

一方で、Notionを開かないと確認が止まることは気になる点です。また、使う道具は世の中の変化とともに変わっていく、という話も出ました。しばっちはNotionをたまに使う程度で、使いやすさは管理する人次第だと見ています。管理の質が高ければ使いやすく、低ければ使いにくくなる。あらかわは、まず試してみると意外と簡単だろうと勧めました。

この案件では、「あれ、やっぱりどうでしたっけ」という質問がよく出ていたそうです。できていないことがあったとき、リストを開いて「ほら、これですよ」と示せば、話を戻さずに済みます。決まったことが後から蒸し返されるのを減らすには、ログに残して共有することが大事だと、あらかわは話しました。

「ログに残して共有するっていうのが大事かな」（あらかわ）

共有タスクリストは、担当者と作業を並べるだけのものではありません。一度決めたことや確認待ちの状態を、同じ場所であとから確かめられるようにする。あらかわがこの案件で実感したのは、その効用でした。

エピソードの総括

第260回では、店を閉める先輩に人が集まった出来事から、人生の成功や地域との関係を考えました。後半は、複数人で進める仕事を共有タスクリストで管理した体験を紹介。回の終わりには、気持ちの面の話が多かった、という感想も出ていました。

今回の話から持ち帰れること

西宮の商工会議所青年部で、廃業により所属できなくなる飲食店の先輩に、有志およそ50人の卒業式が開かれた
お金や団体のトップとは別に、最後に人が集まることも人生の成功と考えられる
自分の仕事をしっかりさせたうえで、全体のことを考える
半年ほどの5〜6人の案件では、Notionの共有タスクリストに情報を集めると進めやすかった
ローカルのつながりが商売や人の交流にどう結びつくか、考えるきっかけになった

自分の仕事に置き換えるなら、まずは決定事項や確認待ちのタスクを、関係者が同じ場所で見られるようにすること。しばっちが持ち帰った問いは、自分の事務所を畳むときに予定を合わせて集まってくれる人がいるだろうか、というものです。車屋さんの感謝祭を見て感じた地域とのつながりも、これから自分たちの商売とどう結びつくか研究していきたい、と話して回を締めました。

monotips stationについて

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