クラファンで生まれる締め切りと、クラウド保存で変わる働き方｜monotips station 第195回

イントロダクション

2024年2月14日配信のmonotips station 第195回は、あらかわとしばっちが実務の話題をひとつずつ取り上げます。あらかわは久しぶりのクラウドファンディング準備を振り返り、しばっちは仕事のデータをクラウドに移してからの変化を話します。

冒頭では、祭りの屋台のクレープと、信頼している喫茶店のコーヒーゼリーを比べた話も出ました。ホイップクリームと生クリームの違いに驚きつつ、屋台はお祭りの雰囲気も含めて楽しむものではないか、キッチンカーは近所の人から信頼される店を目指すものではないかと、店のあり方へ話が広がります。

新しい企画を先送りにしがちな人には、締め切りをどう作るか。パソコンのデータ管理を見直したい人には、クラウド保存で働く場所がどう変わるか。この回では、二つの話題から自分の仕事の進め方を考えます。

1. クラウドファンディングで、先送りに締め切りを作る

この章では、忙しい中で企画を動かすきっかけになったクラウドファンディングと、ルーズリーフ手帳の準備について見ていきます。

1-1. 忙しいときほど、別のことに手を出してしまう

あらかわは、収録の30分前が締め切りの原稿を抱え、3連休も初日は重めの会合、中日は奥さんの親戚が家に来る予定があり、休む間もなく過ごしていました。そんな忙しいときに限って、急に掃除を始めたくなるように、やらなくてもいいことが気になってしまいます。

その一つが、積み立てについて見直そうとしたことでした。5分ほどで終わると思って手をつけたものの、メンテナンス中。あらかわは思わず慌ててしまったそうです。しばっちは、思いついたことはメモに残して時間のあるときに取り組めばいいと応じます。喫茶店でお茶を飲みながらタスクを書き出しておけば、次の仕事が楽になるかもしれません。

このやりとりから、あらかわが締め切り直前まで忙しくしていた理由、久しぶりのクラウドファンディング企画へ話題が移ります。

1-2. 企画を動かせる時期を見つけて、担当者へ連絡

あらかわが進めていたのは、ルーズリーフ手帳のクラウドファンディングです。キーケースを一昨年に企画して以来で、単独企画は4〜5年ぶりくらいだといいます。それまでは友人のブランドとの共同企画や、仲間と集まってひとつのプロダクトを作る企画に取り組んできました。

今回の構想は前年の夏ごろから始まり、秋口の手帳関連の物販イベントに向けて試作品を作りました。試作品を販売したり配ったりしていたため、実際のユーザーと話し、使用事例を集められたのがよかったとあらかわは振り返ります。記事に載せる事例をダミーで用意するのではなく、使った人の話を聞けたことも役立ちました。

一方、自主企画はいつ始めてもよいぶん、始めるには大きな力が要ります。年間予定を並べてみると、手帳企画は4月始まりにするなら今がぎりぎり。夏には展示会向けの別企画があり、秋口は物販で忙しくなります。新しい企画を動かせるのは、手が空いている2月しかないと気づき、あらかわは1月中旬にクラウドファンディングサイトの担当者へ連絡しました。

1-3. 資金調達以外にもある、クラファンの良さ

クラウドファンディングの利点としてよく挙がるのは、資金調達やテストマーケティングです。あらかわは、それに加えて「お祭り感」「PRのしやすさ」「締め切り感」の三つを挙げます。

実施期間にお祭り感が生まれる

プロジェクトを進めている期間は、自社でイベントを開いているような高揚感があります。冒頭の屋台の話にもつながりますが、祭りには食材以外にもコストがかかり、その場ならではの雰囲気もあります。クラウドファンディングにも、商品を売るだけではないイベントらしさがあるとあらかわは話します。

企画をPRしやすくなる

クラウドファンディングに取り組むことで、企画のリリースを出しやすくなります。こうした活動を広報する機会ができ、PRの力を高められるのも利点です。

人を巻き込むことで、締め切りが生まれる

あらかわが特に大きいと感じているのは、締め切り感です。自分で決めたことなら、やめる選択もできます。それでも、周りの人を巻き込んでいると、簡単にはやめられなくなります。

「自分の意思決定やから別にやめりゃいいのに、やっぱりいろんな人を巻き込んでるとやめられなくなる」（あらかわ）

あらかわは、こうした追い込まれ方が個人や小規模事業には大事だと話します。自分だけで淡々と仕事をしていると、締め切りに追われる機会は多くありません。しばっちが会合の例会などを挙げると、あらかわも、人が集まる予定があると準備の締め切りが生まれると応じました。

1-4. 掲載しただけでは売れない。自分でPRする

収録時点では、あらかわは13日に仮申請を出したところでした。1週間後くらいにプラットフォーム側の審査があり、その後、プロジェクトの開始は2月20日前後を予定していました。最近は開始前に「もうすぐ始まる」と告知するページが用意され、その期間にリリースを出すよう案内されるそうです。

あらかわの見立てでは、コロナ禍になって掲載の審査自体が緩くなり、間口が広がりました。以前のように、掲載すればある程度売れる状況ではありません。初日に勢いがつかないと支援が集まりにくいため、企画者自身がしっかりPRする必要があります。

そのため、プラットフォームへ任せきりにするのではなく、周りの人や仕組みを頼りながら企画を進めることが大切です。あらかわは、担当者に連絡して日程を決めることも、先送りを防ぐ方法のひとつとして挙げました。

1-5. 表紙を使い回せるルーズリーフ手帳を作る

企画の出発点は、革の表紙のリングノートが欲しかったことです。既製品はあるものの、中身を使い切ると終わりになり、4,000円ほど出して買うにはぜいたくに感じる。そこで、表紙を使い回せるように、中身を出し入れできるリングノートを考えました。

ダイアリーのレイアウトは、手帳を扱い、手帳関連のイベントにも長く関わってきた経験から、年間計画と月間計画に絞りました。今回のリターンは4月から12月までの短い期間で、ダイアリー部分は11ページほどです。月間の予定まで立てたら、あとはGoogleカレンダーに入れればよい。月初や年初に計画を立てるときに使ってほしいレイアウトだと、あらかわは説明します。

ノートページの紙にもこだわりました。文房具売り場では、リングノート、とじノート、ルーズリーフが別々の売り場に並びます。ルーズリーフ用にはいろいろなメーカーのリフィルがある一方、リングノート用にはあまりなく、選択肢が少ないと感じたあらかわは、書きやすいノートページも開発することにしました。

ただし、リングノートだけでは市場が小さいと分かったため、今回は穴の形や間隔が異なる2種類を作ります。開閉するリング機構自体は大手文具メーカー2社から仕入れ、開発したのは革表紙、ダイアリーのレイアウト、書きやすい方眼ノートページの三つです。製本工程がなくなることで製造ロットを下げられ、中小メーカーも取り組みやすくなると考えました。商品ページの撮影は事務所でカメラマンと一緒に行い、力を入れて準備したそうです。

あらかわは、やると言いながら手をつけていない事業があるなら、まず宣言し、プラットフォームの担当者に連絡してみてはどうかと呼びかけます。日にちが決まれば、企画を進める締め切りができます。

2. クラウド保存で、仕事をする場所が広がった

ここからは、しばっちがデータをクラウドに移して3〜4か月たった時点で感じた変化を紹介します。保存場所を変えたことで、外出先や自宅でも作業しやすくなりました。

2-1. データが消える不安から、クラウドへ

しばっちは前年の秋ごろ、データをクラウドに保存し、持ち運び用の軽いパソコンを買うと話していました。その後の変化を振り返るため、10月末ごろからクラウドへデータを保存するようにした経緯を説明します。

理由は二つあります。ひとつは、ローカルだけに保存していると、パソコンが壊れたときにデータも失う不安があったこと。地震や台風、浸水などでパソコンが物理的に壊れる可能性もあります。もうひとつは、ログインすればどのパソコンからでも仕事ができるようにしたかったことです。Windowsパソコンとの相性も考えて、利用するクラウドサービスを選びました。

以前はクラウドに保存することへの不安が大きかったのに、今はクラウドの方が安全だと感じるようになった。その変化が面白いと、あらかわも応じます。

2-2. 外出先でも自宅でも、同じデータで作業できる

クラウド保存で一番変わったのは、外出先でも仕事ができるようになったことです。空き時間に喫茶店で作業したり、出張先のホテルで夜に作業したりできます。必要なデータをローカルに保存し忘れて作業できない、ということもなくなりました。

ただし、顧客の重要な情報など、機密性の高いデータは外では扱わず、事務所で作業したいと考えていると話しました。周囲に誰がいるか分からない場所では扱わないようにしたい、という意向です。

自宅での作業も変わりました。以前から家で仕事をすることはあったものの、必要なデータが手元になく、作業できないことがありました。今はデータがクラウドにそろっており、事業計画や所属団体の例会の台本、主催する勉強会の日程調整や案内文づくりも、場所を選ばず進められます。

「データは全部、クラウドに上がってるので、…これストレスフリーになったわ」（しばっち）

2-3. パソコンを分けて、ケーブルの抜き差しを減らす

もうひとつの変化は、事務所用と外出用のパソコンを分けたことです。以前は1台を使い回していたため、出かけるたびにケーブルを抜き、帰ってきたらまたつなぎ直していました。データが同じ場所にあれば、パソコンを分けても困りません。

あらかわも、ケーブルの抜き差しが面倒だと大きくうなずきます。スマートフォンやモバイルバッテリーの充電方法を変えたことで、ケーブルを持ち運ぶのが面倒だったと気づいたそうです。しばっちも、外出用のパソコンはアダプターを持ち歩かずに済むよう、充電しておくようにしています。

有料プランの月額費用は1,000円未満ほどかかるようになりましたが、しばっちは、それを補って余りある便利さを感じています。

2-4. データの大きさや共有先に合わせて保存先を選ぶ

あらかわは複数のサービスを併用しており、Dropbox、Googleドライブも使います。Googleドライブはブラウザから使い、ローカルアプリは入れていません。クラウドストレージサービスではフォルダの共有リンクを発行することがあり、相手先でリンクが開けない場合は、別のファイル転送サービスへアップロードし直すこともあります。しばっちは共有リンクを使わず、一度ローカルに保存してから相手へ渡しています。

写真や動画はクラウドに置き続けると容量がいっぱいになるため、あらかわはハードディスクを買って保存しています。仕事のデータも、グラフィック系の大きなファイルは会社のNASに置くなど、クラウドと使い分けています。一方、しばっちは大きな動画を扱わないため、クラウドだけで足りているそうです。

容量を確認すると、あらかわが長く使い続けているサービスは無料で40GBまで利用でき、約35GBを使用していました。しばっちは1TBのプランを契約していたものの、使っていたのは28.2GBで、全体の2％ほどです。当時の会話では、無料プランの次が大容量プランで、その間の安いプランはないのではないかと話していました。サービス側の料金設計については、あくまで二人の推測として話題になりました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

今回の二つのテーマは、仕組みを使って自分の動き方を変える点でつながっています。クラウドファンディングは人を巻き込んで締め切りを作り、クラウド保存はデータの置き場所を変えて、働ける場所を広げます。

クラウドファンディングには、資金調達やテストマーケティングに加えて、お祭り感、PRのしやすさ、締め切り感がある
試作品を早めに配ると、実際のユーザーと話し、使用事例を集められる
プラットフォームに掲載するだけでは売れにくく、企画者自身のPRが欠かせない
クラウドにデータを置くと、外出先や自宅でも同じデータで作業できる。機密性の高い作業は事務所で行いたいと考える
写真や動画、大きなファイルは、ハードディスクやNASなどと使い分ける

締めくくりでは、山場は無理やり作らないと起きないという話が出ました。先送りしている企画があれば、誰かに宣言して日付を決める。データの保存先も、扱う情報の機密性やファイルの大きさに合わせて選ぶ。どちらも、毎日の仕事を進めやすくするために、仕組みを先に整えるという考え方です。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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