行政書士の電子申請、便利さは手続きで変わる。25分の集中法も考える｜monotips station 第219回
行政書士の電子申請は手続きごとに利点と課題が異なります。25分の集中法や休憩・BGMの工夫、AIで作る文書の責任についても語る回です。
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行政書士の電子申請、便利さは手続きで変わる。25分の集中法も考える｜monotips station 第219回
イントロダクション
2024年8月7日放送のmonotips station 第219回では、行政書士の電子申請を、在留資格・建設業の許可・補助金の三つに分けて考えます。オンライン化で便利になる手続きがある一方、窓口での説明ができなくなるなど、紙の方が扱いやすい場面も残っています。
後半は、25分作業して5分休むポモドーロテクニックを試した感想や、食後の短い仮眠、作業中に聴く音の話へ。締めくくりには、AIが文書を作る時代に、誰がその内容に責任を持つのかも話題になりました。
冒頭では、8月の平和学習や登校日の違いにも触れています。そのあと、しばっちは友人と船に乗り、食事をしながら神戸港を2時間クルーズした話を披露。あらかわは、子どもの友達を連れて実家の屋上から淀川の花火を見た思い出を話しました。
1. 行政書士の電子申請は、手続きごとに使い勝手が違う
行政書士の仕事がどこまでオンライン化しているのか。しばっちが日頃扱う在留資格、建設業の許可、補助金の三つを見ながら、それぞれの利点と困りごとを整理します。
1-1. ファックスをやめた支部から、代書の歴史まで
しばっちがまず紹介したのは、自分が所属する行政書士の阪神支部です。2024年になってようやくファックスをやめ、連絡をメールに一本化しました。反対も一定数あったそうですが、紙を減らしてデータに移したことは、デジタル化が一歩進んだ例です。一方で、少し進んだだけで満足してしまうような業界でもある、としばっちは見ています。
行政書士の仕事は、文字を書くのが難しい人の代わりに、筆で書類を作る代書から始まったといいます。周囲の識字率が上がり、自分で書ける人が増えても、手続きが複雑なら任せた方が早くて楽です。そうして仕事の内容は、少しずつ難しく、高度なものへ移っていきました。
近年まで一般的だったのは、ワードや専用ソフトで書類を作り、印刷して役所へ持っていく流れです。それが少しずつオンラインで申請できるようになってきました。しばっちの事務所では、建設業、外国人の在留資格、そして最近は少し減らしている補助金の仕事が多く、この三つはいずれも行政書士業務の中でオンライン化が進んでいる分野です。
1-2. 在留資格は、並ばずに申請できる利点が大きい
最初に取り上げたのは、在留資格オンラインシステムです。画面には、ICカードリーダーライターをパソコンに接続する案内が出ていました。入管に登録している行政書士であれば、この仕組みを使って申請できます。
以前は、書類を入管へ持っていき、1時間以上待って提出して帰ることもあったそうです。四国なら高松、関東なら東京というように、地域の窓口まで出向く必要がありました。オンラインなら、事務所から遠方の役所へ申請でき、資料もデータで提出できるため、物理的に持参しなくて済みます。しばっちが特に大きな利点として挙げたのは、入管で並ばなくてよいことでした。
待ち時間にカフェへ行き、1時間後に戻ってくることもあったと振り返るしばっちに、あらかわは、その空き時間が文化を生んでいたのかもしれないと応じます。しばっちもそうかもしれないと受けつつ、話をオンライン申請の利点と課題に戻しました。
紙で申請するときは、お客さんの署名をもらって同意を確認します。電子申請では手書きの署名をもらう形がなく、確認方法は「申請人の確認をしました」というチェックボックスだけになる、としばっちは説明しました。
在留資格認定書の渡し方も変わりました。以前、入管で受け取る紙はしっかりした印象のものだったそうです。今はメールで届きますが、データを添付するのではなく、メール本文の文字そのものが認定書という扱いになり、しばっちはありがたみが薄れたと感じています。
「メール本文に文字で書かれているものが、在留資格認定書だということになってしまって」（しばっち）
あらかわは商標登録も似ていると話しました。1年ほど前までは、商標が登録されると郵送で届き、額に入れて飾るのが普通だったのに、今はメールになってありがたみが薄れたといいます。せめてデータを添付してほしい、印刷すればそれなりに見えるのに、という感想も出ました。
もう一つの困りごとは、申請の控えです。システムに入力するとそのまま申請になるため、画面を印刷して残す人が多いものの、印刷物はとても見にくいそうです。こうした課題はありながらも、しばっちは利点の方が大きいと判断し、在留資格のオンライン申請を積極的に使っています。
1-3. 建設業の許可は、口頭で補えないため様子を見る
次は建設業の許可です。しばっちは、電子申請の仕組みを一本化するのは大変だっただろうと考えています。建設業法で国が大枠を定めても、県や都で解釈が異なり、兵庫県なら地域ごとの土木事務所でも考え方が変わることがあるからです。役所によって求める書類や証明する期間が違い、1年に1回の証明でよい場合もあれば、1年に4回必要な場合もあります。あらかわも、役所によってデジタル化の進み方が違いそうだと受けました。地方分権が進んでいることも、システムを使うかどうかに関わるとしばっちは話します。
遠方の役所へ申請できることや、資料を持参しなくて済むことは、在留資格の申請と同じ利点です。建設業は資料が多く、しばっちは紙の束を示しました。あらかわが厚さを10センチほどと確かめると、しばっちは中身は紙だと説明し、あらかわもペーパーレスにした方がよいと応じます。
ただし、しばっちの感触では、建設業の電子申請は利点より課題の方が大きく見えます。入管の申請は書類を出して終わることが多い一方、建設業では資料を見ながら「ここはこういう意味です」と説明するやりとりが発生します。窓口へ持っていけば、文字だけでは伝わらない部分を口頭で補えますが、電子申請ではそれが難しい。なぜこの書類が必要なのか、この数字にどんな意味があるのかを伝えにくくなる、という説明です。
申請書類のうち、個人情報以外の一部はインターネットから閲覧できるようになります。紙で提出した場合は、役所で閲覧の手続きをしなければ見られません。あらかわが競合に見られて困ることはないかと尋ねると、しばっちは困る人もいると答えました。決算状況があまり良くない事業者にとっては気になる点ですが、決算状況はもともと公開情報です。窓口まで行かなくてもネットから閲覧できる状態でよいのか、という論点もあります。控えを作りにくい点は、在留資格の申請と共通しています。
あらかわに使いたいかと聞かれたしばっちは、今のところ様子見だと答えます。遠方の案件はあまりなく、兵庫県内でも宝塚、西宮、神戸が中心です。申請先の土木事務所も近くにあるため、現時点では紙の方が便利ではないかと考えています。
「今のところ、まだ様子見してます」（しばっち）
あらかわは、業種や業態によってデジタル化が向く仕事と向かない仕事があると整理しました。しばっちは、役所の考え方も大きく、特に口頭で補足できるかどうかは大きな違いになると付け加えます。
1-4. 補助金は、電子申請のシステムが必須になった
三つ目は補助金です。しばっちがよく使ってきたのはJグランツで、あらかわも使ったことがあると応じました。紙での申請がなくなり、システムを使わないと申請できない補助金が増えています。小規模事業者持続化補助金、IT導入補助金、ものづくり補助金、事業再構築補助金も電子化されており、Jグランツがなければ申請できません。利点を比べて使うか選ぶ段階ではない、としばっちは説明します。
困る点としてまず挙がったのは、申請に時間がかかることです。電子化で早くなると言われても、画面に入力していかなければなりません。あらかわが1時間では終わらないのではと尋ねると、しばっちは事前準備をしても2時間以上かかる気がすると話しました。
「どれだけ事前準備しといても、2時間以上かかる気がします」（しばっち）
PDFを添付するだけなら早く、自分たちとしてもその方が楽だといいます。また、紙なら通っていたような申請が、確認資料不足として扱われやすい気がするとも話しました。あらかわは、以前の運用が緩く、電子化で厳しくなったとも見られるのではないかと受けます。
しばっちは、必須だと思う資料を集めて提出しても、それ以外の書類を窓口の担当者から求められることがあると感じています。「担当者の気分」と言い切るのは違うかもしれないと留保しながら、追加の資料が出てきやすい印象を説明しました。郵送に費用がかからないので、追加資料を求める側も頼みやすいのではないか、という見立てです。
あらかわも、同じ電子書類でも年度が変わると、前回は言われなかったことを求められる場合があると同意しました。しばっちは、ルールが変わっているのかもしれないと応じています。
三つの手続きに共通する困りごとは、申請書の控えを作りにくいことでした。画面を印刷するしかなく、見にくい控えが残ります。在留資格、建設業、補助金のいずれでも、同じ課題が出ていました。
しばっちは、電子化が少しずつ進み、近い将来には完全電子化になるかもしれないと見ています。あらかわは、少し前の常識が通用しなくなる変化だと受けました。しばっちは、電子化に対応できない行政書士が出て、業界の変化に追いつけない人が振り落とされるような状況もあるのではないかと話します。その流れで、行政書士の事業承継を引き受けるという話題にも及びました。
仕事のやり方が大きく変わる中でデジタル化に対応していくこと、行政書士業界も変わってきたことを紹介したかった、としばっちはテーマを締めくくりました。
2. 25分で区切る集中法と、休憩中に聴く音
後半はあらかわのテーマです。ポモドーロテクニックを実践できた方法としてではなく、25分の短さや、区切る前に作業を続けてしまう感覚から話します。
2-1. 25分作業して5分休む。まずは短さが気になる
紹介したポモドーロテクニックは、25分作業して5分休憩するサイクルです。これを重ねていけば3時間ほど作業でき、その分、日常のタスクをこなせるのではないかという話でした。
しばっちは、25分は短く、一瞬で終わってしまうと受けます。あらかわも短いことには同意しつつ、時間を区切ることで、より深く作業できるというのがこの方法の狙いだろうと話しました。説明には、精神的な疲れを軽くする効果も書かれていたそうです。
2-2. つい25分を超えてしまう。食後の仮眠は15分ほど
あらかわは、何度か試そうとしても、気づくと25分を超えて作業を続けてしまうことが多かったと話します。しばっちも区切るのは難しいと応じ、あらかわは、本当は25分以内で切り分ける方がよいのだろうと振り返りました。
「本当は、25分以内で切り分けることをやってた方がいいんだろうな」（あらかわ）
ポモドーロに限らず、仕事や運動の途中に休憩やインターバルを挟むことは大切だとあらかわは考えています。余裕があるときは食後に15分ほど寝ていて、シエスタのようなものだといいます。短く眠ると、朝の切れ味のよい頭が1日に2回来るように感じるため、おすすめだそうです。
事務所で昼寝をするか聞かれたしばっちは、基本はしないものの、たまに寝てしまうことはあると答えました。あらかわは、意図的に昼寝を習慣にすれば生産性が上がるかもしれないと話します。しばっちが1時間くらい寝てしまわないかと尋ねると、あらかわはそれは寝すぎだと線を引きました。
2-3. アプリが続かないなら、YouTubeの作業用BGMを流す
時間管理で何かしているかと聞かれたしばっちは、突然の質問にすぐには自分の型を挙げきれませんでした。そこであらかわは、ポモドーロや仮眠と並べてYouTubeを使う方法を提案します。
YouTubeライブなどには、ポモドーロ用の作業BGMがたくさんあります。スマホのアプリで25分を計る方法もありますが、操作が面倒になって続かないこともある。YouTubeなら、流すBGMが切り替わって気分も変わり、作り手によって演出も異なります。時間の区切り方とBGMを試しながら、自分に合うものを探してみてはどうかと話しました。
2-4. 作業や気分に合わせて音を替え、集中すると無音になる
しばっちも、気分によってBGMを替えることがあると応じました。音が流れている方が集中しやすいという話から、作業内容によってラジオやポッドキャスト、カフェに流れているようなBGM、ポモドーロ用の音源に切り替えることも話題になりました。
気分が変わったときは昔のJポップを聴き、GLAYを歌いながら作業すると進むこともあるそうです。一人で作業するときは音楽を流すこともあれば、本当に集中していると無音になることもある。作業の途中で音楽が消えることもある、と話は広がりました。
おすすめの音楽を尋ねられると、あらかわはAmazonに音楽をかけるよう頼み、雰囲気に合う曲を流してもらう使い方を紹介しました。しばっちは、作業を始めるときにローファイヒップホップを検索し、ライブ配信のBGMを聴くことが多いと話します。テンションを上げたいときは昭和のロボットアニメの曲を聴く、という提案にも、それもありだねと返事がありました。
最後にあらかわは、ポモドーロを集中力がうまく入らないときに使うものだと思っていたけれど、逆に過集中に関係するのかもしれないと話題をつなげました。
3. AIが文書を作っても、責任を持つ人はいる
二つのテーマを話したあと、会話はデジタル化と責任の問題に戻ります。行政書士の仕事がAIに置き換わるとしても、誰が内容を確かめ、責任を負うのかという問いです。
3-1. AIの行政書士ができても、AI自身は責任を取れない
行政書士そのものがデジタルになり、人ではなくAIが行政書士の役割を担う時代が来るのではないか、という話が出ました。AIのしばっちが生まれたとしてもAI自身は責任を取れず、自動運転と同じように、誰が責任を負うのかが問題になるというやりとりです。
すでにある例としてfreeeも挙がりました。税理士の印が付くことや、定款が自動で付く仕組みについて話しながら、テンプレートを登録して使うだけで大丈夫なのか、という感覚も共有されました。
3-2. 内容を確かめる範囲と、責任の所在を考える
責任を取るのは社長、つまり会社を作った人だという整理になりました。内容の意味が分からないまま責任を負って大丈夫なのか、という問いも出ます。
分からないことまで、どこまでも理解しようとする必要があるのかは簡単に決められません。それでも、自分で進める以上は、文書に何が書かれているかをある程度は知っておく必要がある、というところに話が着地しました。
3-3. 定款をAIで点検し、文書作成の理由も確認する
定款をもう一度AIに読み込ませ、この定款ではどんなトラブルに対応できないのかを洗い出して調べることはできそうだ、という提案もありました。AIに文書を作ってもらうなら、理由書のようなものを作るのもよいのではないか、という意見が出ています。
デジタル化の動きは、これからも追いかけていく。第219回はそんな言葉で締めくくられました。
エピソードの総括
今回の話から持ち帰れること
- 行政書士の電子申請は、在留資格、建設業の許可、補助金で使い勝手が異なる
- 在留資格のオンライン申請は、しばっちが積極的に利用。建設業の許可は様子見で、補助金はJグランツが必須という説明だった
- 電子申請に共通する課題は、画面を印刷して残す控えが見にくいこと
- ポモドーロは25分作業して5分休憩。あらかわは区切る前に続けてしまうことがあり、食後には15分ほどの仮眠を勧めていた
- 作業用BGMはYouTubeなどから探し、作業や気分に応じて音を替える話が出た
- AIで文書を作るときも、内容を確かめ、誰が責任を持つのかを考える必要がある
電子申請を検討するときは、手続きごとに、遠くの窓口へ行かずに済む利点と、口頭で補足できなくなる不便さを見比べる。集中の工夫では、25分で区切る方法だけでなく、休憩や音を自分の作業に合わせる。デジタル化の変化を、現場の具体的な使い勝手から考える回でした。
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