他人の事務所を訪ねて見えること、法人の本店移転を自分で進めた記録｜monotips station 第244回

イントロダクション

他の人の事務所を訪ねると、場所やレイアウトだけでなく、仕事の進め方や人との関係まで見えてきます。第244回では、しばっちが事務所見学の面白さを語り、あらかわは3人で営む会社の本店を神戸から東京へ移した手続きを振り返ります。見学先で何を見てくるのか、自分で手続きするとどんな段取りになるのか、二人の話からたどります。

本題に入る前には、しばっちが所属する会の総会シーズンが始まったという近況も出ました。あらかわは、キッチンと廊下の間に扉を付けたところ、同じエアコン設定でも暖かさが違ったと話します。長くカーテンで過ごしていた場所を変えて、部屋の気密性が上がった実感があったそうです。一方で、夜にトイレへ行くとき、家族が扉にぶつかることも。暮らしの当たり前を少し変えると、思わぬ変化が出るという小話でした。

1. 他の人の事務所を見学すると、仕事の景色が変わる

この章では、しばっちが同業者の事務所や会社を訪ねて気づいたことを紹介します。場所、道具、人の数、仕事への考え方まで、見学先には自分の事務所だけでは気づきにくいヒントがあります。

1-1. 自分のやり方に慣れたとき、別の事務所が刺激になる

しばっちが事務所見学をテーマにしたのは、士業の仕事では自分の事務所へ毎日通うからです。日々の仕事に慣れるほど、自分の事務所のやり方が当たり前になり、ほかのやり方に触れる機会は少なくなります。そこで別の事務所を訪ね、どんな工夫をしているか聞くと、刺激になると話しました。

正月に立てた目標は、いろいろな人の事務所を見学させてもらうこと。少なくとも士業の事務所には月に1回行き、会社見学はそのほかにも機会があれば行く、という考えです。収録の少し前にも、同業の事務所を訪ねていました。

「自分の事務所のやり方しか分からなくなってくる。その状態で、他の事務所がどんなやり方をしているのかを聞くと、ものすごく刺激になる」（しばっち）

1-2. 個室と共用スペースを使い分けるレンタルオフィス

訪ねた同業者が使っていたのは、コワーキングスペースを備えたレンタルオフィスでした。しばっちがまず気になったのは、お客さんに関わる大切な資料を扱う仕事で、セキュリティをどう保つのかという点です。

その事務所には個室があり、大事な資料を作るときは個室ブースを使います。打ち合わせは、共用のスペースを事前に予約して利用するそうです。しばっちは、個室と共用スペースを分けて使うならセキュリティ面でも納得でき、一人で事務所を借りるより家賃を抑えられ、同じ場所を使う人とも仲良くなれると聞いて、メリットがいくつもあると感じました。

一方で、プリンターには悩みもあります。大きなコピー機は使うたびに料金がかかり、個室に自分のプリンターを置きたくても、ルール上認められないことがあるそうです。打ち合わせスペースは立派で、タワーマンションの共用部のようだとも話しました。

見学を通じてしばっちが考えたのは、お客さんから見たとき、独立した事務所を借りる方が来やすいのか、それともコワーキングスペースでも気にならないのか、ということでした。自分も同じ形にしようという結論より、訪ねたからこそ考えられた問いが残りました。

1-3. 立地や書棚、事務機器から運営の工夫が見える

事務所を訪ねると、室内だけでなく周囲の環境も目に入ります。駅から近いか、人通りは多いか、車でないと行きにくい場所か、駐車場があるか。しばっちたちの仕事では、役所までの距離も気になるそうです。外国人関連の手続きで出向く場所や、書類を提出する県民局に近いかどうかが、事務所の立地に関わります。しばっちの事務所からは、県民局まで歩いて20分から30分ほどです。

中へ入ると、机や書棚の配置にも違いが出ます。士業の事務所なのに書棚がほとんどないところがあり、理由を聞くと書類をすべてPDFにして保存しているとのことでした。その話をきっかけに、しばっちの事務所でも書類をPDFにしてデータで残すようになったといいます。

事務機器も参考になります。しばっちは一昨年の秋から冬にかけて、シュレッダーを買い、紙に印刷するファックスからPCファックスへ切り替えました。以前の放送でも触れたこの変化は、同業者の事務所を訪ねたり、同業者と話したりする中で出てきたものでした。

道具の名前を知らないと、それが存在することにも気づきません。たとえば、ホッチキスの針を外す道具があると聞いて、しばっちは便利そうだと感じました。訪問先で「それは何ですか」と尋ねることが、道具を知り、買ってみるきっかけになります。

人数も、少し大きな事務所を訪ねると見えてくることです。しばっちが思い描くのは、たくさんというより一人か二人。自分の事務所に人が増えたらどんな雰囲気になるのか、どんなコミュニケーションが生まれるのかを、見学先で具体的に想像できます。

1-4. 仕事への思いを話すと、協力関係が生まれる

事務所見学は、見るだけでは終わりません。訪問先の人と近況を話し、仕事への考え方やスタンスを聞いたり、自分の思いを伝えたりする時間もあります。しばっちは、楽しく仕事をしたいという考えを話し、相手の仕事への向き合い方も聞くようにしています。互いの考えを深く話すと、共感した相手と仲良くなり、仕事でも協力できることが出てくる。人との関係ができることも、見学の魅力です。

あらかわも、事務所を訪ねるのが好きだと話しました。訪問を頼み込むというより、打ち合わせの場所を相手の事務所にしようと提案することがあります。収録の少し前には、番組のヘビーリスナーと一緒に、メーカーを営む前職の先輩の出張所を訪ねました。先輩はしばっちも知っている人で、出張所には商品サンプルが並んでいました。

物販の仕事では、話を聞くだけでなく、商品やサービスをその場で見られるのが面白いところです。大がかりな展示場ではなく、応接テーブルの横に営業用のサンプルを並べている。その様子から、どんな商品を作っているのか、どう見せると伝わりやすいのかが分かります。あらかわは、自分の事務所にも商品やサービスを置き、来た人にすぐ見せられるようにしておくと、ショールームのように使えると感じました。

「話で聞いているだけじゃなくて、その会社のサービスを全部体感することができる」（あらかわ）

あらかわ自身は、外部に作ったショールームで打ち合わせをすることが多いそうです。カフェの一角に商品を置いたスペースがあり、新規の打ち合わせを頼まれたときはそこで会います。会社へ人を呼ぶのは苦手で、実家には親もいるため、なおさら招きにくいとのこと。それでも、神戸の事務所はもっときれいにし、サービスを棚に並べておきたいと話しました。

しばっちも、今年は訪ねるだけでなく、来てもらう側になろうと考えています。お客さんが定期的に来なければ事務所は散らかりがちですが、来てもらう予定があれば片付けるきっかけになります。事務所に行きたいと言われたら、歓迎しようと思っているそうです。

来てもらうなら、事業の内容が伝わるものを置いておきたい。番組のポスターを作る冗談も出たあと、話は実際のサービスを紹介するA4のチラシへ移りました。あらかわは、たとえばネットショップのコンサルティングをしていると分かる紙を、来た人の目に入る場所へ置くとよいと提案します。

しばっちの打ち合わせ机には、すでにリーフレットがあります。ただし、あらかわが知っていた総合パンフレットとは別に、しばっちは商品ごとのチラシを3枚ほど置いていました。具体的なサービスを載せた紙があると、訪問者から「こんなこともやっているんですか」と聞かれることがあります。話は、外国人向けや建設業向けのチラシを作る案に進みました。

「商品用のチラシを3つぐらい置いておくと、『こんなんもやってるんですか』となる」（しばっち）

あらかわは、まず一部だけ印刷して壁に貼る方法もあると話しました。印刷代はそれほど高くないので、実際に使うなら刷ってもよく、壁に貼る場合はA3くらいがよさそうです。しばっちはイメージが湧いてきたので、やってみたいと応じました。

会社見学も、行ってみないと分からないことがあります。あらかわは、会社が大きくなってもうまくいっていないと感じる例では、上の人が現場を見に来ないことがあると話しました。現場を見るのは大切だという考えから、今期は会社や事務所の見学に積極的に行くつもりです。見せてもよい、来てほしいという人がいたら連絡してほしいとしばっちが呼びかけ、あらかわは、しばっちを呼びたい人には行政書士が行くと冗談を添えました。しばっちの事務所にも来てもらって構わないそうです。

1-5. 一人で働く気楽さと、誰かと働く時間

二人の話は、事務所を見学することから、誰かと同じ場所で働くことへ広がりました。あらかわが創業した頃はコワーキングスペースを使っていて、しばっちも訪ねたことがあります。よいところも悪いところもあったと振り返りつつ、自分の事務所がある方が気楽だという話になりました。ただ、その気楽さに慣れすぎるのもどうなのか、としばっちは考えています。

一人で働くことに慣れると、事務所に誰かがいるだけでそわそわしたり、誰かが来ることが非日常になったりします。集中が必要な作業はあるものの、あらかわは定期的に実家へ行き、スタッフと一緒に働く時間を作っています。誰かと働く機会を少し増やすのもよいのではないか、という話です。

しばっちに向けた「今年は雇用を」は冗談を交えた提案でした。人を雇えば仕事が増えるのか、仕事を取りに行くから人を雇えるのか。頼む相手の役割をどうするか、外注か正社員か、オンラインで依頼するか。働き方にはいろいろな形があり、実際に現場を訪ねて見るのも面白いと二人は話しました。事務所見学に一緒に行き、monotips stationの動画でレポートする案も出ています。

2. 法人の管轄外移転を自分で進めた手順

この章では、あらかわが3人で営む会社の本店を東京へ移したときの経験を追います。法務局や税務関係の窓口を回り、書類の不備を直し、銀行の手続きを待つまでの経過を、本人の事例として紹介します。

2-1. 小さな会社の本店を東京へ移すことにした

法人の移転は、一般には司法書士に頼むことが多いとあらかわは話します。事業規模が大きかったり、失敗できない手続きだったりすれば、専門家に頼む安心感があります。

今回の会社は3人で営む小さな会社で、それまで事業は東京で行っていました。神戸の法務局の管轄にあった本店を東京へ移すことになり、面倒だと感じながらも、この1月に自分で手続きをすると決めました。調べて進めてみたところ、自分でもできたので、その過程を報告するという内容です。

あらかわは、あくまで自分の例であり、市区町村によって扱いが違う可能性があると前置きしています。自分で進める場合は気をつけ、専門家に相談した方が安心だと感じる人は相談してほしい、という立場です。

2-2. 管轄が変わり、4か所へ届け出た

あらかわは、管轄内の移転と管轄外の移転の違いを説明しました。定款に神戸市と記載されている場合、神戸市内の移転なら定款変更が不要な場合もある一方、市区町村や法務局の管轄が変わる移転では手続きが変わります。今回のような管轄外移転では、あらかわの説明によると、印紙代は管轄内の3万円に対して6万円でした。

手続きで訪れたのは、法務局、市税の事務所、県税の事務所、国税の税務署の4か所です。新住所側の東京の窓口にも、1月の出張に合わせて行くつもりでしたが、その時点では来る必要がないと言われたため訪問していません。収録時点では、2月に一度行く予定だと話していました。

必要書類はAIで調べてリストにし、神戸の法務局へ出すものと東京の法務局へ出すものを用意しました。定款変更に関する書類や、印紙を貼るための申立書も準備しています。法務局の手続きには時間がかかり、2週間ほど見ておく必要があるとのことでした。

神戸では、市税と県税の徴収事務所が長田に一本化されていて、あらかわは手続きが楽になったと感じました。それ以前は市役所へ行ったあと県庁へ行く必要があり、かなり手間がかかっていたそうです。窓口がまとまったことを、行政のよい改革だと評価しました。

2-3. 印鑑が必要だったのは法務局だけ

書類には印鑑を押して持参しましたが、印鑑が必要だと言われたのは法務局だけでした。市税の事務所、県税の事務所、税務署では、いずれもハンコは不要とのこと。国税の税務署では控えも出ないと言われ、控えが必要ならカーボン紙を使って書けば控えになると案内されたため、あらかわはその方法で控えを作り、ハンコももらいました。

「印鑑が要るのは、今は法務局だけだった。市税の事務所も、県税の事務所も、税務署も、ハンコはいらないと言われた」（あらかわ）

あらかわは銀行などでも印鑑を押すのが苦手で、インクが濃すぎる、印影が潰れる、かすれるといった理由で押し直しになることが多いそうです。可能なら印鑑を持っていくとよいと話しました。法務局では書類をその場で確認してもらい、不足していた箇所に印鑑を押しました。

窓口で聞けば何とかなると思って出向いたところ、文言に少し不備があっても、いったん受け付けてもらえました。受付から4日ほどして電話があり、修正して持ってくるか、窓口で直してもよいと案内されたため、あらかわはすぐに出向いて法務局の手続きを終えました。

本来なら、法務局の手続きが終わり、登記簿謄本ができてから税務関係の窓口を回る方がよかったそうです。しかし、あらかわは一度に済ませようとして先に各窓口を訪問していました。東京の謄本がまだ発行されていないと伝えると、あとでファックスすればよいと案内され、窓口では送付用の表紙も渡されました。税務署だけはファックス不可だったため、郵送しています。

振り返ると、法務局へ印鑑を持参し、税務署の控えはカーボン紙で作り、謄本はあとからファックスか郵送で補う形になりました。手続きを進める中で困ったら、窓口で聞くというのがあらかわのやり方でした。

2-4. 銀行の手続きは証明書を待っている

残る手続きは銀行でした。住所変更には原本が必要と言われたため、履歴事項全部証明書と一緒に書類を送り、手続きの完了を待っています。証明書が会社に届けば、銀行へ行って15分ほどで手続きできると案内されたそうです。月に1回ほど銀行へ行くため、翌月に証明書を受け取れば一通り終わる見込みだと話していました。

この作業報告を聞いて、自分でやるか、手間を考えて任せるかは人それぞれです。司法書士へ払う手数料を高く感じるか、自分で動くことを面倒に感じるか。その判断が分かれ目になると、あらかわは整理しました。

手続きを通して印象に残ったのは、行政の窓口で印鑑を求められないことです。法務局には印鑑を提出しているので、そこが安全網になっているのかもしれない。ただ、市税や県税、税務署では窓口で書類を書くだけで、本人確認がどのように行われたのかは、あらかわの記憶に残っていませんでした。あとから謄本を照合するのだろうと考えつつ、少し怖さも感じたそうです。印鑑も偽造されれば意味がなく、どこまで確認を求めるかは簡単に決められない、と留保しました。

あらかわは、世の中には頑張れば自分でできることが多いとも話します。税理士や社労士、司法書士に頼む仕事にも、自分でできるものはあります。ただし、時間や効率、自分で行うことによる利益を考えて、専門家に頼む人も多い。新しく法人を作るときは定款が長く、漏れがあると困るため、下書きを専門家に見てもらう、あるいは手続きを任せる価値があると感じています。今回は本店の移転なら自分でできるだろうと考え、実際にやってみたところ、自分で進める範囲だと判断しました。

難易度が低く、あまり時間をかけずにできることは、自分でやってほしいという考えも示しました。専門家に頼まれれば対応はするものの、付加価値を出しにくく、利益にもつながりにくい仕事があります。専門家は、自分たちが担うべき仕事に集中する。その意味でも、平易な手続きは自分で試してよいのではないかと話しました。

もちろん、管轄外への移転には見落としがあり得ます。そのうえで、行政機関は自分で手続きをしたい人に丁寧に対応してくれると、あらかわは感じています。専門家に聞く前に法務局へ電話してみる。税務署や市税・県税の窓口でも、困ったら尋ねながら進めるのがよいという考えです。

「困ったら、窓口に聞きながらやるのが一番いいんじゃないかと思います」（あらかわ）

エピソードの総括

今回の話から持ち帰れること

他の事務所を訪ねると、立地やレイアウト、書類の保存方法、事務機器、人の数まで、自分の仕事を見直すきっかけが見つかる
見学先の人と仕事への考え方を話すことで、協力関係につながることがある
来てもらう側になるなら、商品ごとのチラシやサンプルを置き、サービスを伝えられるようにしておく
法人の管轄外移転は、あらかわの事例では法務局、市税、県税、税務署を回り、銀行の手続きも必要だった
自分で進める手続きと専門家へ頼む手続きは、難しさや時間、漏れがあった場合の影響を考えて決める

しばっちの話からは、事務所見学が新しい道具や運営方法を知る場であるだけでなく、仕事への考え方を共有する機会にもなることが見えてきます。あらかわの本店移転は、窓口で確認しながら自分で手続きを進めた一例でした。自分で動くか専門家に任せるかを考えるときは、手続きの手間だけでなく、どこに専門家の力を借りる価値があるかも合わせて考えられます。

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