プロジェクトに希望を見せる役割と、増え続けるログイン｜monotips station 第213回

イントロダクション

収録日は2024年6月25日、配信日は6月26日。第213回では、プロジェクトを進める人の役割分担と、日々ログインするITツールや通知との付き合い方を話します。マネージャーとオーナーは何を担うのか。ツールが増えるなかで、どの通知を見て、何を手放すのか。二人の実感と具体例から考えます。

本題に入る前は、しばっちが友人とボードゲームを6つ遊んだ話と、あらかわの息子さんへの誕生日プレゼントの話で盛り上がりました。息子さんにゲームとYouTubeを一日自由に楽しめる日を贈ったところ、朝5時に起き、朝6時から夜9時まで遊んだそうです。あらかわは、これほど好きなら毎日少しずつ時間を足す方がよかったかもしれない、と振り返ります。

しばっちが遊んだのは、森を守ることが目的の「リビングフォレスト」。2022年のドイツ年間ゲーム大賞エキスパート受賞作として紹介されました。一方、しばっちは大学生のころ、ドラクエ3を数日でクリアしたり、モンスターファームを遊び続けたりした思い出を話します。『ギレンの野望』は1年半ほど続けたそうです。そんな雑談を経て、仕事に役立つ二つのテーマへ移ります。

1. プロジェクトマネージャーとオーナーは、見ているものが違う

この章では、企画の実行を担う人と、方向や予算を決める人の役割を整理します。

1-1. 役職がなくても、「誰が仕切るのか」は決めておきたい

プロジェクトマネージャーは、システム開発の現場でよく見かける役職です。あらかわが気にしていたのは、肩書きがない企画でも「この件は誰が仕切っているのか」が曖昧になることでした。言い出しっぺが責任者なのか、別の人が責任者なのか。オーナーとマネージャーを兼ねる組織もありますが、役割を明確にしておきたいと考え、展示会や複数の企画が重なって忙しい時期に調べてみたそうです。

しばっちは、オーナーが上に立ち、マネージャーが細かく動くイメージを挙げます。あらかわも、責任者を問われたときに名前が挙がるのはオーナーだろうと応じつつ、オーナー自身が現場で細かく動くとは限らないので、その境目が難しいと話します。

1-2. 実行の専門職と、方向や予算を決める人

あらかわは、ChatGPTに聞いた定義をもとに二つの役割を整理しました。プロジェクトマネージャーは、計画、実行、監視、制御、完了に責任を持つ専門職です。あらかわが強調したのは「専門職」という点。実務を兼ねる場合があっても、中心となる仕事はプロジェクトの管理です。

具体的には、計画を立て、チーム、リスク、コミュニケーションを管理します。進捗を確認して報告し、問題を解決し、納品と評価まで進める。ここまで聞くと、しばっちは「それならオーナーでは」と反応します。

そこであらかわは、プロジェクトオーナーの役割を説明します。オーナーはプロジェクトのビジネス価値や戦略目標を代表し、方向を定め、成功に対する最終責任を負います。ビジョンと戦略を決め、利害関係者と調整し、リソースを承認して優先順位を決める。方向が違うと判断すれば、大きく変えることもあります。予算の流れでいえば、マネージャーが必要なリソースを求め、オーナーが承認する。あらかわは、ビジョンを決め、お金を集め、全体の方向を監督するのがオーナーの役目だと見ています。

つまり、マネージャーは日々の実行と進行、オーナーは戦略の方向とビジネス価値、そして最終的な結果に責任を持つ。意思決定も、マネージャーは日々の運営や技術に関わる判断をし、オーナーは大きな枠組みや戦略を決める、という分け方です。

1-3. 役割が混ざると、予算もタスクも曖昧になる

定義を見れば納得できるものの、あらかわは、この二つを分けて意思決定している組織は少ないのではないかと感じています。日本の会社なら「社長と部長」と言った方がイメージしやすいかもしれません。ただ、社長がプレイングで動くこともあります。会社組織の役割なら分かりやすくても、個々の案件にカタカナの役割を当てはめると、分担しないままでは難しくなります。

たとえば、予算の話までマネージャーが抱え込むことがあります。逆に、オーナーがタスクを一つずつ確認し、マネージャーの仕事がなくなることもある。あらかわとしばっちは、こうした混線を避けるには二つの役割を分けた方がよさそうだと話します。

プロジェクトを受け持つ数にも違いがあります。オーナーは複数のプロジェクトを持ち、それぞれにマネージャーを置く。一方、マネージャーは受け持つ数を絞り、日々の進行に深く関わる。あらかわは、オーナーにはお金をきちんと見てほしいとも付け加えました。

2. プロマネの心得は、プロジェクトに希望を見せること

役割を整理したうえで、二人は人を動かすときのコミュニケーションや、任せ方について話します。

2-1. 集まった人が、自分の役割を分かるようにする

あらかわは、プロジェクトマネージャーに大切なことをChatGPTに尋ね、最初に挙がった「効果的なコミュニケーション」から話を広げます。「言った、言わない」や、誰が決めるのか分からないといった問題は、現場で何度も起きると感じているからです。

ポイントの一つ目は、期待値を明確にすること。目標や成果物を共有し、メンバーが何を期待されているか分かるようにします。会合に呼ばれたものの、自分が何をすればいいのか分からない。そんな状態を避けるため、集まる目的があるなら役割を渡す。あらかわは、メンバーの役割を決めるのもマネージャーの仕事だと整理しました。

二つ目は、定期的なミーティングです。進捗や問題を共有し、スタンドアップミーティングなどを通じて全員が同じ状況を把握できるようにします。あらかわは、ChatGPTにシステム開発について聞くと、欧米の開発現場に近いマネジメントの型が出てくると感じたそうです。それでも、定期的に話し、可能なら会うことは大事だとし、SlackだけでなくZoomなどで顔を合わせる案も挙げました。

三つ目は、意見や提案を求め、返すフィードバックの文化です。メンバーが意見を出せる環境を作れるかは、マネージャー次第だとしばっちは応じます。四つ目は、問題への早い対応と意思決定の停滞を防ぐこと。相談が来たときに決められるよう、必要な情報を集めておきます。誰が決めるのか分からないまま時間がかかると、現場にいらだちが生まれます。

五つ目は、情報を一箇所にまとめることでした。Trello、Asana、Jiraなどの管理ツールや、Slack、Teamsなどの会話の場を使い、誰でも見られる掲示板を作るという提案です。

2-2. 管理ツールより、メールやLINEの方が動かしやすいこともある

ツールの提案を聞いたあらかわは、自社でもTrelloをよく使っているとしたうえで、最近はプロジェクト管理ツールに難しさを感じると話します。後半のしばっちのテーマをちらっと見ていたこともあり、マネージャーにとって強い道具はメールかLINEではないか、という見方を示しました。

自分で状況を確認し、毎日更新してメールを送る。あるいはLINEに画像を貼る。こうしたやり方の方が、相手に届くことがあります。ただしLINEも、グループが増えると混乱しやすい。見たという返事だけで作業は進んでいなかったり、気軽に呼ばれたものの、なぜ呼ばれたのか分からなかったりする。しばっちも、そういうことは確かにあると応じました。

2-3. 長い説明より、Xで見つけた一言

あらかわは、ここまでの内容を一言にまとめるようChatGPTに重ねて頼みました。最初の「プロジェクトの成功は明確なコミュニケーションにかかっている」という一文では弱いと伝えると、明確で継続的なコミュニケーション、柔軟な対応、チームのモチベーション管理などを並べた長い説明が返ってきたそうです。

内容は外れていないものの、あらかわには長く、人の心を動かすキャッチコピーにはならないと感じられました。このテーマを取り上げたのは、プロジェクトを進めるなかでXで見つけた言葉が印象に残っていたからです。

「プロジェクトマネージャーの仕事はプロジェクトに希望を見せること」

あらかわがXで見つけたこの一言に、「これだ」と感じたそうです。ChatGPTにまとめさせても、この短さには届かなかったと振り返ります。

2-4. 任せたあとに返ってくるものを見る

しばっちは、プロジェクトマネージャーという肩書きで動くことは多くないものの、会合のイベント企画では、誰にどう動いてもらうか考えることがあると話します。そうしたときに大切にしているのは、任せると人は思ったよりできる、という実感です。

「任せたら人は思ったよりできる」（しばっち）

期待した以上のものが返ってくることが多い、としばっち。あらかわは、期待値を低めに見積もる癖があるのかもしれないと返します。期待は主観なので、相手が上回ってくれたら、出てくるのは「ありがとう」です。反対に、指示する側が期待値を上げすぎると、あとからがっかりしやすい。そのがっかりも、期待した側の都合だとあらかわは言います。相手に仕事を振るとき、この見方を持てばお互いに気持ちよく進められそうです。

3. ログインが必要なITツールは、いくつまで増えるのか

後半は、パソコンやスマートフォンから使うツールの数と、ログインや通知をどう扱っているかを比べます。

3-1. パソコンを開くと、ログイン先は10を超える

しばっちが数えたのは、パソコンを開いたらログインしておきたいツールです。日々使うものだけで10を軽く超え、ブラウザのタブも最低10個は開いているため、メモリも使うと話しました。

挙がったのは、Googleと連携するメール、AmazonやAmazon Music、何かと使うYahoo、メッセージ用のFacebook、X、Instagram、LINE公式アカウント、通常のLINEです。行政書士会の役員として使う連絡の仕組み、一定のお客さんが使うChatwork、商工会議所関係で使うエンジェルタッチ、オンライン申請のシステムもあります。しばっちがざっと数えたところ、12、3ほどになりました。

同じ質問を受けたあらかわは、その4、5倍、100くらいあるかもしれないと答えます。印刷を外注するサイトのマイページやChatGPTなども含め、毎日すべて使うわけではないものの、1週間単位ならそのくらいになるという見積もりです。

3-2. パスワードを保存する人と、覚えさせたくない人

毎回IDとパスワードを入れるのかという問いから、ブラウザに保存する方法の話になりました。あらかわはブラウザに保存し、ワンクリックで入れるようにしています。保存されたパスワードをこの間確認したら、1000件を超えていたそうです。毎回手入力するのは大変だとも話しました。

しばっちは、ブラウザに覚えさせるのには抵抗があり、手元のメモ帳を使うと説明します。分からなくなったら「パスワードを忘れた方はこちら」から再設定することもあるそうです。しばっちが気にしているのは、数が多くなると、どのサービスに入るのか、どう探すのか自体が分からなくなること。99個は思い出せても、残り一つの名前や入り方が出てこない。しばっち自身、LINE公式アカウントへのログインを忘れることがあると話しました。

あらかわは、スマートフォンにアプリを入れておけば通知が届くので、通知が来るまでは忘れていてもよいと応じます。そのまま使わなくなるサービスも多く、使われないまま残っているウェブサービスも気にしていないそうです。一方、しばっちはログインを忘れたまま通知が溜まるのが困ると続けます。行政書士会の連絡は溜まりやすく、通知が弱い某Dの会のネットも苦手。LINEはスマートフォンに届くからまだよい、というのがあらかわの感覚でした。

3-3. 困るのはパスワードより、通知を後回しにしたとき

会話には1Passwordも登場します。あらかわが、スマートフォンとパソコンの両方で使え、二段階認証の元になるパスワード管理にも使えるサービスとして紹介しました。月額は500円くらいだったという記憶で、セキュリティ面の評判もよいとのことです。

ただ、しばっちは、パスワードを管理しても通知を見落とす問題は残ると話を戻します。通知が来たときに時間があればすぐ見られますが、忙しいと「あとで」と思って漏れてしまう。優先順位の高い仕事は最優先で動くので問題になりにくく、気になるのは優先順位が低い通知です。これ以上ITツールを増やしてほしくないと思っているところへ、お客さんから「うちはTrelloでやっているので入ってください」と言われたら、しんどいと話します。

あらかわも「なんでTrelloだよ、ってなりますね」と応じました。

パスワードよりも、新しいツールや通知に付き合う手間が重い。しばっちの「だるい」という一言に、話の芯が表れています。

4. 通知はスマートフォンへ。パソコンは開いたままにする

最後に二人は、通知をどこで受け取るか、使わないときにログアウトするかを話します。

4-1. メールやLINEに寄せても、そこで議論が始まる

あらかわは、各ツールの通知先をなるべく揃えています。通知が溜まるとメールが届くサービスは、そのメールを見てからログインする。大事なGmailのメールはAPIでLINEへ送るようにしているため、LINEが主な入口になるそうです。しばっちは、そうするとLINEが混雑しそうだと反応します。

一日に200件、300件もメッセージが届くのでは、というしばっちの見立てに、あらかわは「言い過ぎ」と返します。むしろしばっちの方がLINEをよく使っているのではないか、とも。しばっちの感覚では、雑談を除けば一日に20、30ほど、グループや人から連絡が来るくらいです。それでも見たくなくなることがあると話し、グループに入りすぎているだけかもしれない、という見方も出ました。

通知を受け取る道具としてLINEを使っているのに、そのグループ内で議論が始まると大変です。一つのグループで未読が100まで溜まることもあります。Messengerでも、しばっちが入ったままのグループで20、30件のやり取りが溜まることがあり、しばっちは隙を見て読んでいるそうです。いつの間にか入っていたグループなら抜けてもよいのでは、とあらかわは考えます。

あらかわの知り合いには、午前中はMessengerにもLINEにも返事をしないと決めている人がいます。急ぎなら電話をかけ、電話で依頼すればメッセージを見てもらえるそうです。しばっちは自分にはそこまで決められないと感じつつ、あらかわから「決めてしまえばよい」と返されました。

4-2. 100近いアプリは、ブラウザではなくスマートフォンにある

しばっちは、あらかわが100近いサービスを使いながら仕事を続けていると聞き、少し安心材料に感じたそうです。あらかわは、ブラウザのタブを100個開いているわけではなく、ほとんどスマートフォンで見ていると説明します。

この間ホーム画面を整理し、以前は20画面ほどあったものを3画面まで減らしました。iPhoneの右端にあるアプリライブラリから探し、その都度検索するアプリも多くあります。SNSのフォルダに10個、Messengerに10個、お金や銀行関連に10個ほど、ニュースに12個。さらにTrelloやGoogle、クラウドのサービスなども含めると、100近くになるという数え方です。あらかわは、その数にストレスは感じていないと話します。

情報は通知で受け取ります。タイトルだけ見て不要だと思ったものは、開かずに通知から消す。未読は溜まりますし、グループごと見るのを諦めているものもあります。あらかわは、しばっちがすべてをケアしようとするから負担になるのではないかと見ています。

4-3. ログアウトしない。見落としたら電話が来る

あらかわが自分の運用として話したのは、ログアウトしないことでした。パソコンはシャットダウンせず、スリープにします。Windows 7のころからシャットダウンしない使い方になり、XPのころは毎日電源を切っていたという話も出ました。スリープ中はネットワークから切断されるので、その点では安心だとも話しました。ただし、Windows独自のソフトやオンライン申請では、パソコンを開いてログインする手間が残ります。

未読メールが1万件を超えているという話も出ました。大事なメールは見ている一方、アーカイブするのも面倒で、そのままにしているそうです。どうしても必要な連絡を見落としたら電話が来る。そのくらいの気持ちでよいのでは、と話がまとまります。しばっちは、ほかの人がどうしているのかも聞いてみたいとテーマを締めました。

あらかわは、通知をスマートフォンに集めています。返信はパソコンですることが多いものの、仕事中にパソコンで通知が鳴ると作業にならないため、音が鳴るツールはなるべく立ち上げないようにしているそうです。

エピソードの総括

今回の話を、自分の仕事に持ち帰る

前半では、プロジェクトマネージャーが日々の実行や進行を担い、オーナーが方向、予算、最終的な結果を見るという役割分担を整理しました。ChatGPTが挙げた管理のポイントに加えて、あらかわがXで見つけた「希望を見せること」、しばっちがイベント企画で感じた「任せたら人は思ったよりできる」という視点が残ります。

後半では、ログインが必要なサービスの数と通知の扱いを比べました。しばっちは12、3ほどを挙げ、タブや通知が溜まる負担を話します。あらかわは、1週間で見れば100近くのサービスがあり、通知はスマートフォンに集めています。話題はパスワードの保管から、通知を見る時間をどう作るか、増えたツールとどこまで付き合うかへ移りました。

締めくくりに二人が考えたのは、プロジェクトを引き受けることだけでなく、どの企画に参加するかを選ぶことも大切だという点です。プロマネを任された人を応援する一方で、自分も仕事のオーナーとして、自分というプロジェクトのリソースをどこに割くのか考える。ツールや仕事が増えるときこそ、役割と優先順位を見直すきっかけにできます。

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