納品書はどう送る？信書のルールと印紙・証紙、レターパックの使い方｜monotips station 第29回

イントロダクション

請求書や納品書を、商品に同封して送ってもよいのでしょうか。第29回では、信書を送れる郵便サービスや、印紙と証紙の違い、レターパックの使い方を、行政書士の視点でしばっちに確認してもらいます。

収録は2020年11月17日、配信は翌18日。いろいろあった2020年も、残り1か月半です。2、3か月で終わると思っていたコロナ禍は1年近く続き、ワクチンの有効率に関する報道が出ると、日本やアメリカの株価も大きく動きました。一方で、自殺者が増えているという話も出て、あらかわとしばっちは、状況のいびつさを感じながら、自分たちでリテラシーを上げて乗り切るしかないと話します。

近況の話題は、しばっちがハマっている硬めのグミ。ゴムのような噛みごたえが好きで、大量に食べるのがおいしいそうです。車で送ったときにグミをもらったという話も出て、二人はポイフルより少し硬いタイプや、子どもとお菓子の好みが似ていることについて話しました。

もう一つは、地域の応援キャンペーンのクーポンを使った旅行です。1万円で2万円分使えるクーポンを利用して朝来に一泊し、翌朝は5時40分ごろに起きて竹田城の雲海を見に行きました。その後、映画や大河ドラマの撮影にも使われるススキの名所、砥峰高原にも足を運んだそうです。兵庫県は北へ行けば県内でも遠くまで移動できる。そんな話から、二人は距離をつなぐ郵便や通信手段の話題へ移ります。

1. どんな書類が「信書」に当たるのか

まずは、ネットサービスでも見かける「信書は送らないでください」という注意書きから、信書の定義と具体例を確認します。

1-1. 信書の定義

信書は、郵便法や信書便法で定められています。番組で紹介された定義は、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。文書は、紙などの有体物に情報を記載したものを指すため、メールやチャットのような電子的な記録は信書に当たりません。

あらかわは、請求書や契約書が信書なのか、郵便物の中身を見ずにどう判別するのかなど、曖昧に感じていた点をしばっちに尋ねます。しばっちが説明を始めると、思っていた以上に身近な書類が信書に含まれることが分かってきました。

1-2. 請求書だけでなく、納品書も信書

基本的に、書面の中で「〇〇様宛」と特定の受取人を示し、その人に向けて意思や事実を伝えるものは信書に当たります。請求書、納品書、領収書、見積書、願書のほか、補助金や許可の申請書もその例です。

あらかわが驚いたのは、商品に同封することの多い納品書も信書だという点でした。納品書を商品と一緒に送るのはよくあることですが、しばっちによれば、本来は別送する必要があります。あらかわが「そんなの誰が守ってんの」と反応すると、しばっちは、総務省の案内でもそのように扱われていると説明しました。

1-3. 信書に当たらない書類やカードもある

一方、特定の誰かに向けて書かれたものではなく、複製して多くの人に見せても差し支えないものは、基本的に信書ではありません。番組では新聞、雑誌、カレンダー、ポスター、裁判記録、卒業論文、ダイレクトメールが例に挙がりました。商品の取扱説明書や解説書も同封できます。

プリペイドカード類や乗車券、航空券も信書に当たらないとされています。名前が記載されることがある乗車券や航空券、クレジットカードも同様だと聞き、あらかわは意外そうな反応を見せます。しばっちは、これらは信書に該当しないものとして扱われていると説明しました。

通販では、商品に明細書を同封し、正式な納品書や領収書はサイトからダウンロードしてもらう形も見かけます。明細書と納品書などを分ける運用が、信書のルールに関係している場合があります。

2. 信書を送れるサービスを確認する

次に二人は、信書を送れない配送サービスと、迷ったときの選び方を話します。クリックポストの使い方や、郵便局で尋ねても判断が誤ることがある点も話題になりました。

2-1. ゆうパックやクリックポストでは送れない

日本郵便のサービスでも、ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストでは信書を送れません。日本郵便以外の宅配便サービスも同様で、たとえばネコポスで商品を送るときに、信書を一緒に入れることはできません。

クリックポストは使いやすい一方、クレジットカードが必要だから使わないという人もいる、と二人は話します。しばっちは、法人用カードを使う方法や、ヤフーのアカウントと連携する方法に触れ、自分のカードで立て替えた場合も明細を添えて経費として処理できると説明しました。ただし、少額の発送なら普通郵便で送るという考え方もあります。

信書を送れるサービスとして挙がったのは、普通郵便、レターパック、速達、内容証明などです。しばっちは、先ほどの4つ以外の郵便局のサービスなら、おおむね送れると説明しました。郵便局以外のサービスでも何でも送れるわけではないため、サービスごとの扱いを確認する必要があります。

2-2. 違反には罰則があり、会社のコンプライアンスにも関わる

あらかわは、信書を送るルールに罰則があるのかを尋ねます。会話の中で二人が郵便法の規定を調べたところ、郵便法第4条の規定に違反した者には、3年以下の懲役または360万円以下の罰金が定められていると紹介されました。誰が処罰の対象になるのかという疑問も出ましたが、その点は番組内では結論まで確認していません。

番組では、人材派遣会社が給与明細の配送を民間の運送会社に委託していた事例も紹介されました。不況で派遣切りが始まった後、郵便法違反が報じられ、コンプライアンス上の問題として取り上げられたといいます。会社は上場企業だったものの、その後倒産したとも話していました。発送の多い会社や、ある程度の規模の会社ほど、信書の扱いを確認しておきたいところです。

ただし、郵便局の窓口で「これは信書か」「どの方法で送ればよいか」と尋ねても、職員の回答が誤ることはあるそうです。確認したという事実が残るという話も出ましたが、迷ったときの自衛策として二人が挙げたのは、信書を送れる普通郵便かレターパックを使うことでした。小さいものなら普通郵便、それ以外はレターパックという考え方です。しばっちは、クリックポストを使おうと思ったものの、信書の問題を考えてやめたと話していました。

3. 印紙と証紙は、手続きの窓口を確かめて買う

郵便の話から、官公庁の手数料を納めるときに使う印紙と証紙の違いへ移ります。どちらも見た目は切手に似ていますが、手続きの実施主体が異なります。

国の手続きには印紙、都道府県の手続きには証紙を使います。番組では、運転免許や車庫証明の手続きが証紙の例として挙がりました。窓口で購入できれば迷いにくいものの、事前に用意する場合は、印紙と証紙を取り違えないよう注意が必要です。買い間違えても払い戻しはできないと、しばっちは説明しました。

二人は、印紙や証紙は税金や手数料を納めたことの証明になるものだと整理します。現金で納付できる場所も少しずつ増えているそうですが、PayPayなどで支払えるようになれば便利なのに、という話も出ました。キャッシュレス化が進む中で、手続きももっとスマートになってほしいと感じているようです。

4. レターパックを買う場所と、ライト・プラスの違い

最後は、信書を送るときに便利なレターパックについて、購入方法や使い分け、箱にする方法を紹介します。

4-1. 郵便局のネットショップで購入できる

レターパックやスマートレターは、日本郵便の「郵便局のネットショップ」で購入できます。しばっちは、小さな商品を販売する知り合いがスマートレターを毎回郵便局まで買いに行っていたため、ネットでも買えると伝えたところ、とても喜ばれたと話します。

ネットで買っても特別安くなるわけではありませんが、一定額以上で送料が無料になる場合もあります。郵便局までの移動や駐車場代、買いに行く手間を考えれば、時間とコストを減らせることがあります。購入したレターパックはポストへ投函できるので、郵便局へ行かずに発送まで済ませられます。

スマートレターについても、封筒のような小さめのサイズで使いやすいという話になりました。詳しい種類を見たい人には、郵便局のネットショップが案内されました。

4-2. ライトは厚さ3センチ以内、プラスは対面で受け取る

青いレターパックライトは、厚さ3センチ以内が条件です。押し込んで3センチに収めるのではなく、通常の状態で3センチ以内でなければなりません。配達時は郵便受けへの投函です。郵便受けに入らない場合は持ち帰られることがあり、郵便受けが小さく、レターパックライトを持ち帰られた経験も語られました。

赤いレターパックプラスは、受け取りが対面で、厚さの規定がありません。そのため、レターパックプラスを箱の形にして厚みのあるものを送る方法があり、10センチほどの厚さのものを送る動画もあるそうです。しばっちは、クラウドファンディングのリターンを約100件発送した際、レターパックを箱にして送るのが一番安かった経験を紹介しました。

どちらにも追跡番号が付きます。青は郵便受けへの配達、赤は対面での手渡しという違いがあり、発送時にはどちらもポストへ投函できます。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

信書のルールは少し分かりにくく、普段の発送に関わる書類も対象になります。だからこそ、まず書類の種類と送り方を確かめ、迷ったときは信書を送れる方法を選ぶことが大切です。

請求書、納品書、領収書、見積書、申請書などは信書に当たる
ゆうパック、ゆうメール、ゆうパケット、クリックポストや宅配便では信書を送れない
迷ったときは、普通郵便やレターパックを使う方法がある
国の手続きには印紙、都道府県の手続きには証紙を使い、購入前に確認する
レターパックはネットショップでも購入でき、プラスは箱の形にして送る使い方も紹介された

地味に見えるテーマでも、知らないまま発送すると、思わぬところで問題になることがあります。商品を送る仕事がある人は、納品書などを何に同封するのか、配送サービスの規定と一緒に見直してみるとよさそうです。

次回はオンラインショップとShopify

商品を送る話から、二人は商品を売るオンラインショップの計画にも触れました。しばっちのショップ計画はしばらく止まっていましたが、商品が少しずつ入ってきたため、翌年には月10万円の売り上げを目指して動かしたいとのことです。

BASEやSTORESなどのサービスがある中で、しばっちが一押しするShopifyについて、次回はなぜ注目しているのかを話す予定です。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小技を紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスが少し良くなるTIPSを紹介しています。番組で取り上げたTIPSは、WEBマガジン「monotips」でも紹介しています。