補助金の採択後に迷わない段取りと、5か年計画を壁に貼る工夫｜monotips station 第119回

イントロダクション

お盆休み明けのmonotips station 第119回は、休み中の過ごし方や、少し涼しくなってきた朝晩の話から始まります。収録後には高校野球の決勝が始まる予定で、二人は大会の盛り上がりにも触れました。

しばっちは、久しぶりに開かれた行政書士会阪神支部の納涼会へ。あらかわは妻の田舎で約1週間過ごし、車で往復約1,300キロを移動しました。以前は鳥栖ジャンクションで道を間違えたこともあり、今では近づくと運転に集中できるよう、話しかけないでと言うそうです。

本編のテーマは二つ。しばっちは、自身の事務所が採択された補助金の実例から、購入や支払い、証拠書類の準備をどう進めるかを紹介します。あらかわは、作った5か年計画を壁に貼り、日々の行動に結び付ける工夫を話します。

1. 補助金は採択後の段取りも大切

採択が決まってからは、機器の購入や支払い、証拠書類の準備が続きます。しばっちの実例を通して、どこでつまずきやすいかを見ていきます。

1-1. 行政書士業務をオンライン化する

今回取り上げるのは、兵庫県の中小企業新事業展開応援事業補助金です。しばっちの事務所が採択され、行政書士業務のオンライン化に取り組んでいます。人と会わなければ難しかった仕事も、環境が整ってきたことでオンラインでできるのではないか、と考えたのが出発点でした。

「スマホとZoomで何とかなるのでは」というあらかわの問いに、しばっちは、きちんと機器をそろえた事務所にしたいと応じます。購入するのは、専用カメラ、手元を映す書画カメラ、大人数のテレビ会議で使うようなスピーカーフォンです。補助金の完了報告をスムーズにする方法を以前にも話した二人ですが、今回はしばっち自身の事例で、採択後の進め方を具体的に確かめていきます。

1-2. カード払いをするなら、早めに購入する

機器を買うときに困ったのは、実店舗で扱っているところがほとんどなかったことです。そこでネット通販を使い、クレジットカードで購入しました。補助金の支援をする立場ではカード払いに注意を促しているしばっちも、決済手段が限られる場合や便利な場合には、使うこともあると話します。

ただし、カード払いでは、購入後にカードの利用明細と、銀行口座から実際に引き落とされた記録が必要になります。しばっちの事業期限は11月末です。収録時点では8月末までに購入を済ませ、支払いと引き落としも早めに進める予定でした。時間に余裕を持っておけば、完了報告に必要な記録をそろえやすくなります。

「クレジット使いたくなるっていう気持ちはよくわかる、だけどその後がめんどくさいから振り込みにしなさいっていうのは、声を大きくして言わないといけないな」（しばっち）

1-3. 決済方法や必要書類は手引きで確認する

ホームページは、起業した頃から制作の仕事をしたいと話していた仲間に相談し、制作を進めています。請求書を受け取って振り込む予定で、収録時点では完成まで2か月ほど、10月ごろまでかかる見込みでした。相談してよかった、としばっちは話します。

もう一つ作るのは、事務所の業務内容やZoomでの対応を紹介するパンフレットです。デザインは身内で作り、印刷をネット印刷サービスへ頼む予定。スケジュールによってはカードではなく、振り込みや代引きで支払うことも考えていました。

代引きが使えるか、手数料が補助対象になるかは、補助金によって異なります。収録中に確認したところ、今回の補助金では代引きは使えそうでしたが、代引き手数料は対象外とのことでした。大枠が似ていても細部の条件は違うため、今回の実例だけで判断せず、手引きで決済方法や対象経費を確かめる必要があります。

1-4. 見積もりや写真を、後回しにしない

支払い以外にも、相見積もりを取る大変さが話題になりました。必要書類が多い補助金もあるため、業者に必要なものをきちんと伝えておくことが大切です。手引きを見せて、どんな書類を用意してほしいか最初に相談しておけば、不足があったときにも後から話をしやすくなります。

写真も忘れやすいポイントです。購入したものを実務で使い始めてから撮影できる場合もありますが、搬入中や設置前の写真が必要になることもあります。特に施工を伴う場合は、どの段階の写真が必要かを事前に確認しておきたいところです。

途中では、あらかわから、テレビ会議でしばっちがアバターになれば「オンライン行政書士」が完成するのでは、という提案も。マーク・ザッカーバーグのアバターをめぐる話から、黒ぶち眼鏡の「しばっちアバター」やメタバースへと話が広がりました。実際にアバターを使う計画ではなく、オンライン化の話から生まれた掛け合いです。

補助金は採択されて終わりではありません。購入や支払いの手順、見積もり、写真、業者に用意してもらう書類まで、後の報告を見越して進める必要があります。クレジットカードも、必要書類をすべて集められると分かっているなら使えるものの、便利さの先にある手間を把握しておくことが大切です。

2. 5か年計画を壁に貼って、目標を思い出す

作った計画を日々の行動につなげるため、あらかわは事務所の壁に貼り出してみました。立てた目標をどうすれば忘れずにいられるか、しばっちのホワイトボードの話も交えて考えます。

2-1. 数年先の計画を、見返していなかった

あらかわとしばっちは、起業塾の仲間と月1回のランチ会を続けています。その月に何をしたかを報告し、互いに褒め合う会です。月ごとの振り返りはしていた一方で、3年先、5年先の計画は見返せていませんでした。数年が過ぎてから確認すると、計画どおりには進んでいない。そこで改めて計画を立て直すことになりました。

そのとき、あらかわが思ったのは、計画を作りっぱなしにしないことです。

「立てたら立てっぱなしって良くないなって思ったんですよ」（あらかわ）

2-2. なりたい自分を、具体的な形にする

あらかわが今回考えたのは、なりたい自分像を具体的に書き出すことでした。フォーマットにも時間をかけ、箇条書きではなく、マンダラチャートのような形にします。デザインはドーナツ状にし、仕事での役割やプライベート、家族などに分けて記入しました。

作ったときはやる気が出ても、過去の経験から、最初の勢いはだんだん薄れていくと分かっていました。そこで、計画を事務所の壁に貼ることにします。以前は壁に何かを貼るのを少しダサいと感じていたそうですが、実際にやってみると、思った以上によかったといいます。

2-3. 毎日目に入る場所に置く

壁に貼っておけば、嫌でも目に入ります。「これをやらないと」「ここを目指しているのに、今は別のことをしていた」と気付くきっかけになる。ゲームは時間を決めているので別として、本来やるべき仕事以外に時間を使ってしまうことはある、と二人は話します。目標を目にすることで、優先順位を戻す助けになります。

しばっちが使っているホワイトボードは進捗を確認するもの。あらかわの壁の計画は、ゴールを見返すものです。役割は違いますが、目に入るところに置く効果は共通していました。

ファイルにしまったり、スキャンしたデータをいつでも見られるようにしたりしても、結局見ないことがある。だから貼り出すのが大事だという点で、二人の意見は一致しました。なりたい姿だけでなく、できなくて悔しかったことや失敗したことを貼っておくのも、やる気につながるかもしれません。手帳で続けているように、できた日に丸を付ける方法も話に出ました。

2-4. 自由に選べる仕事だから、目標に立ち返る

フリーランスや自営業、小規模の経営者は、上司から期限を指定されるわけではなく、どの仕事を選ぶかも自分で決められます。その自由さの中では、仕事をしたつもりでも成果が出ていないことがあり得ます。あらかわは、目標に向かう行動を意識して選ばないと、時間はいくらあっても足りないと話します。

元気に頑張れる時間にも限りがある。10歳ほど上の経営者を見ていると、元気な人がいる一方で、体力面でしんどそうな人や病気の人もいると二人は話しました。だから、頑張れる今のうちに動こうという気持ちになる。好きなものやなりたい姿を壁に貼ってみるのは、そのためのあらかわの工夫です。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

補助金の手続きも、数年先の計画も、決めた後に実行を支える仕掛けが必要です。補助金では手引きを確認して証拠書類を早めに整え、計画では毎日目に入る場所に置いて、行動を見直すきっかけを作ります。

クレジットカードで購入する場合は、明細と口座からの引き落とし記録がそろうよう、早めに動く
決済方法や対象経費は補助金ごとに違うため、手引きで確認する
相見積もり、必要な写真、業者に用意してもらう書類を早い段階で確かめる
計画を壁に貼り、目標を思い出して優先順位を見直す

補助金に取り組むなら、申請時だけでなく、採択後にどんな記録が必要になるかも確認しておきましょう。目標を立てたまま見返していない人は、まず目に入る場所に貼ってみる。二人の実例には、決めたことを日々の行動につなげるヒントがあります。

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