資金繰りを先回りし、案件を一目で追う方法｜monotips station 第116回

イントロダクション

2022年7月26日に収録、27日に配信されたmonotips station 第116回では、資金繰りと案件管理を取り上げます。融資や納税に備える方法から、ホワイトボードで仕事の進捗を見えるようにする工夫まで、日々の仕事に持ち帰れるヒントを二人で話しました。

冒頭では、しばっちが「中小企業新事業展開応援事業補助金」に採択された報告も。詳しい取り組みについては次回以降に話すことになりました。あらかわからは、娘さんがダンスで出演した芦屋のサマーカーニバルを見に行った話が出て、夏祭りに子どもを連れて行きたいという話にも広がります。

本編の前半は、あらかわが資金繰りの小ネタをいくつも紹介。後半は、しばっちが事務所のホワイトボードで案件管理を始めた経緯と使い心地を話します。お金の流れや案件の進み具合を、どうすれば早めに把握できるのでしょうか。

1. 資金繰りは、手元のお金をどう守るか

この章では、借入の考え方から資金繰り表、納税準備まで、あらかわが実践している工夫を取り上げます。

1-1. 利益を残す難しさから、キャッシュを考える

二人で参加したMG（マネジメントゲーム）を通じて、あらかわは利益を残す難しさを改めて感じました。固定費などの支出がある中で、決算までに利益を出すのは簡単ではありません。自社の8月末決算も近づいていたことから、キャッシュフローについて考え直し、実際に行っていることをしばっちと話すことにしました。

MGでは自己資本と他人資本、つまり借入が評価の基準になります。一方、現実の経営では、どちらの資本であっても手元にキャッシュがなければ支払いができません。

「自己資本だろうが他人資本だろうが、キャッシュがないと会社は潰れる」（あらかわ）

今月の支払いができなければ会社は立ち行かなくなる。まず手元にお金を確保することが大切だと確認したうえで、融資の話へ進みました。

1-2. 借入は、返済できる範囲を考える

融資については、「借りられるときに借りられるだけ借りておく」という考え方もあれば、借入を避けて自己資本で経営したいという考え方もあります。しばっちは、その中間を取る考えを示しました。

「返すことを考えて、返せるだけ借りておけ」（しばっち）

借りられるだけ借りても、返済が重くなれば困ります。借入額を決める前に、返せる範囲を計算しておこうという提案です。

話題は、コロナ禍のゼロゼロ融資にも及びました。当時は借りられるだけ借りておこうと考えた人も多かったのではないか、と二人は振り返ります。借りたお金を使わずに手元に残している人もいれば、使った結果、返済に困る人もいるのではないかという見方も出ました。

金融機関に説明した使い道以外に借入金を使うことは、金融機関が嫌がる場合があります。ただ、お金には色がないため、返済が順調な間は問題が表面化しないこともある。だからこそ、借りたお金は目的を考えて計画的に使うべきだと話しました。

1-3. 金融機関は2〜3の選択肢を持つ

借入先を一つの金融機関に絞ることにも、複数と取引することにも、それぞれ利点と手間があります。あらかわが金融機関の担当者と話した際には、「1行だけに依存するのは怖い」という意見があったそうです。その金融機関が何らかの事情で融資できない場合、会社が困る可能性があるからです。

一方、取引先が増えれば交渉や対応にかかる手間も増えます。10や20の金融機関と付き合うのではなく、地域の信用金庫や信用組合なども含め、2〜3の選択肢を持つのが小さな会社には現実的ではないか、という話になりました。

1-4. 資金繰り表で、先の支出を見通す

MGでは、期が始まる前に固定費や投資の計画を立てます。資金繰り表は、その計画を実際のお金の出入りまで細かくしたものです。

しばっちは取引件数が少なく、ある程度は頭の中で把握できるため、資金繰り表を作っていません。一方、あらかわは自社の表をしばっちに見せながら、売上や粗利、固定費に加えて、いつ、どこに、誰が支払うかまで記載していると説明しました。

この表は、税理士から記入を頼まれたのがきっかけで作り始めたそうです。一般的な勘定科目だけでなく、車のリースの月々の支払いや、予定納税が発生する時期なども入れています。細かく作るのは大変ですが、1年間のお金の使い方が見えれば、「今年はこの研修に何回行こう」「今年は設備投資をしよう」といった計画を立てやすくなります。しばっちも、手間はかかるものの「やらないよりは絶対にやっておいた方がいい」と応じました。

あらかわは、資金繰り表を決算後に作るのではなく、年度末に翌期の予定を立てる際に整えたいと話します。実際には計画が後ろへずれ、2か月ほどたってから作ることもあるため、今期は決算前までに作成することを目標にしました。

1-5. 税理士には書類をためずに相談する

あらかわの会社は、チャットでやりとりできる税理士と契約しています。書類が届いたら、写真を送って「これどうしたらいいですか」とすぐに聞く。自分だけで判断して抱え込み、後から追徴になるのは避けたいので、疑問をためずにプロへ相談するのが基本だといいます。

しばっちは、確定申告の前になると税理士に頼むか悩むことがあるそうです。あらかわは、顧問契約をしたからといって、何も言わなくてもすべて対応してもらえるわけではないと補足します。税理士が持つ知識を活かすには、経営者側から相談し、必要なことを能動的に頼むのが大切です。しばっちがよく言う「税理士は税金のプロ」という言葉を受けて、税金のことを教えてもらえる関係を活かそうと話しました。

1-6. 納税用のお金は、別にして積み立てる

納税で慌てないために、あらかわは納税準備用の口座を作ることを勧めます。銀行から勧められた定期積金の使い方も紹介しました。年間の納税額を目安に毎月積み立て、納税の時期に解約して支払いに充てる方法です。

手元に余裕があるように見えると、研修や投資に使ってしまい、後からまとまった支払いに困ることがあります。納税分だけでなく、保険料など用途ごとに口座を分けておく考え方も話題になりました。

1-7. 決算前の選択肢として、倒産防止共済を考える

決算前の節税策として、あらかわは倒産防止共済（経営セーフティ共済）を挙げました。放送では、掛金は月5,000円から20万円の範囲で設定でき、積立限度額は800万円と紹介しています。また、一定期間掛けると解約時に掛金が戻ると聞いていることにも触れ、利益の繰り延べに近い仕組みだと説明しました。

利益が出た年は掛金を増やし、そうでない年は抑えるなど、状況に応じて調整する考え方です。利益を消すために慌ててパソコンなどを買う前に、こうした制度も選択肢として税理士に相談してみてはどうか、と提案しました。

1-8. 単年度だけでなく、繰越欠損金も把握する

MGを通じて、あらかわは繰越欠損金の大切さも実感しました。赤字を翌期以降に繰り越し、後に黒字が出たときに利益と相殺する仕組みです。放送では、繰越期間は個人事業主が3年、法人が10年と説明しました。

MGでは5期目に売上が大きく伸びたものの、それまでの1〜4期の赤字が残っていたため、単年度の利益は小さくなりました。最終の決算に入る前、手元にキャッシュがあったので、仮の返済をすることも考えたそうです。実際にそのまま進めてみたことで、単年度の数字だけではなく、累計でどれだけ黒字が積み上がっているか、赤字がどれだけ残っているかを把握する大切さを感じたと話しました。

会社は長く続くため、これまでの累計を見る視点が欠かせません。個人事業主については、確定申告で繰越欠損金の残額を記載する必要があるとも話し、自分で申告する場合にも忘れないようにと促しました。こうした扱いを含めて、税理士に相談する利点があります。

続いて、法人と個人事業主では損益通算の考え方が異なることにも触れました。法人は会社の事業内で損失と利益を相殺しやすい一方、個人事業主の場合は、損失が損益通算として認められるかどうかが問題になる場合があります。例として競馬の馬券購入が話題になり、年間に購入した馬券の費用をすべて経費にできるわけではない、という難しさを挙げました。

1-9. 決算を待たず、数字を把握する

今期の目標として資金繰り表を決算前までに作ると話したあらかわは、「締めてみないと分からない」と考えている時点で問題なのだと気づきます。

「しまってみないと分かんないって言ってる時点で、ダメなんですよ」（あらかわ）

決算書が届いてから表を作ると、いつも2か月ほど遅れてしまいます。目指したいのは、日次決算のようにリアルタイムで数字を把握すること。そこを支えるのも税理士の役割なので、経営者とよくコミュニケーションを取れる税理士とつながることが大切だと話しました。

2. ホワイトボードで案件の進捗を見えるようにする

後半は、しばっちが事務所にホワイトボードを設置した話です。案件が増えて管理先が散らばる問題を、アナログの道具でどう解決したのでしょうか。

2-1. 管理先が散らばると、確認にもれが出る

しばっちは最近、自分を「ホワイトボードおじさん」と呼ぶほどホワイトボードを活用しています。あらかわはスマートフォンのアプリを中心に、入金は会計ソフト、タスクはタスク管理アプリ、チーム作業は別のツールと、情報が複数の場所に分かれていると説明しました。

しばっちも同じ悩みを抱えていました。仕掛かり中の案件が増えると、整理に時間がかかります。請求書を出したことで安心し、入金がないことに気づかなかったことも何件かありました。これはまずいと感じていたところ、今年に入ってTOCを学び、進捗を見えるようにする大切さを知ります。

誰が見ても一目で進捗が分かるにはどうすればいいか。しばっちが考えたのは、事務所にホワイトボードの進捗管理表を貼ることでした。デジタルで管理するのが便利だという風潮がある中、アナログにも使いやすさがあると伝えたかったといいます。

2-2. まずは300円のボードで試す

しばっちが最初に買ったのは、100円ショップで売っていた300円の少し大きめのホワイトボードです。ほしかったのは大きな鉄の板で、書き味にこだわるより、まず安く始めることを優先しました。いきなり高価なものにお金をかけるのはTOCの考え方に反するので、うまくいったら投資し、合わなければ買い直せばいいという判断です。

2-3. 業務フローを紙で整えてから、ボードに写す

次に、自分の業務フローを書き出しました。打ち合わせ、見積書の提出、着手金の受け取り、計画づくり、申請、採択待ち、交付申請、交付決定待ちなど、およそ15のステップがあります。

最初からホワイトボードに書き込むのではなく、まず紙に鉛筆で表を書き、納得できるまで見直しました。「ここはひっくり返した方がいい」「これは2つに分けられる」と手を入れ、形が決まってからボードにマーカーで書きます。さらに1週間ほど運用し、問題がなければ線引きテープで区切りを固定しました。線を10本、20本と引く作業は意外と手間で、作り込むのに2時間ほどかかったそうです。

2-4. 一目で見えると、確認が楽になる

ホワイトボードの運用を始めたのは、収録の2週間ほど前でした。案件の進み具合が一目で分かるため、管理情報をあちこち見に行く手間が減ったといいます。

「デジタルってアプリを立ち上げて、このファイルを開いてとかするのが、意外と時間かかったりするので、一目で見えるっていうのはすごく想像以上に快適」（しばっち）

ボードは、手伝いに来る妻も見ています。今抱えている仕事の量が周囲にも伝わるのが利点です。あらかわは、視認性が高く、デジタルのリテラシーに関係なく状況が伝わる点が、ホワイトボードの大きなメリットではないかと応じました。

2-5. お客様の情報をどう隠すか

運用上の課題は、案件をどう特定するかです。お客様の名前をそのまま書けば、来客時に見えてしまいます。イニシャルにする方法もありますが、あらかわは打ち合わせのときだけボードを外して椅子の下に置けばよいと提案しました。しばっちは、実際にその方法を取っていると答えています。

アプリで管理すれば情報を隠しやすいという考えも出ましたが、アプリは立ち上げて画面を開く必要があり、しばっちは視認性の面でホワイトボードの方が使いやすいと感じています。事務所があり、手伝いに来る人とも情報を共有する働き方なら相性がよさそうです。一方、いろいろな場所で仕事をする人には向かない場合もある、と二人は話しました。

2-6. 頭の中だけで決めず、一度やってみる

しばっちが伝えたかったのは、試す前に「ダメだ」と決めつけず、実際に使ってから判断してほしいということです。

「頭の中で考えて、ああダメだって思うよりも、一回やってみていいのかダメなのかは判断してほしい」（しばっち）

やってみた結果、しばっちにとっては、考えていた以上に快適な方法でした。あらかわは、業務フローを組み立てる作業はプログラミングに近いところがあると感想を添えます。ホワイトボードで進捗を管理する方法も、実際に試して合うかどうかを判断してみよう、というのがこのパートの結論です。

最後に、ホワイトボードの手入れに関する小ネタも紹介されました。古くなって消えにくくなったマーカーの跡をウェットシートなどでこすると、表面のコーティングを傷めることがあります。きれいに消すには、跡の上からホワイトボードマーカーでなぞり、乾く前に拭き取る方法があるそうです。一方、油性ペンで書いてしまった場合は諦めるしかない、と話して締めくくりました。

エピソードの総括

今回の話から仕事に持ち帰れること

借入は返済できる範囲を考え、手元のキャッシュをどう確保するか計画する
資金繰り表で先の支出を見通し、税理士には疑問や書類をためずに相談する
納税用の口座や定期積金を使い、納税資金をほかの支出と分けておく
単年度だけでなく、繰越欠損金を含めた累計の数字も把握する
案件管理は業務フローを紙で整えてから、ホワイトボードで見える形にして試す

エンディングでは、手元にキャッシュがないと打てる手が限られる、という話に戻りました。まず資金を用意し、どう回すかを計画する。その計画や日々の進捗を見えるようにする道具として、ホワイトボードが役立つかもしれない。資金繰りと案件管理という二つのテーマが、計画を目に見える形にするという点でつながった回でした。

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