議事録をその日のうちに残す方法と、大雨・暴風で避ける行動｜monotips station 第272回

イントロダクション

2025年8月13日配信のmonotips station 第272回は、議事録の残し方と、大雨・暴風のときに避けたい行動を取り上げた2本立てです。

あらかわは、録音やメモが増える一方で、誰が何を決めたのか追えなくなる問題を整理します。音声メモがある日もない日も、その日のうちにテキスト化し、Obsidianへ集める方法を試しています。

しばっちは、Yahoo!天気・災害のページを見ながら、外へ出ないこと、川や地下、アンダーパスに近づかないことを確認します。なぜ人は危険な川を見に行きたくなるのか、という気持ちにも話は広がりました。

会議の記録をどう残すか迷っている人にも、警報が出たときに何をしないか確認したい人にも、この回の話を持ち帰れるようにまとめます。

1. 録音を増やしても、議事録は勝手に整理されない

この章では、録音・手書きメモ・AI・Obsidianを組み合わせながら、議事録を使える形で残す方法を探ります。

1-1. 使わない録音は、一度きりのデータになる

しばっちは会合が多いものの、議事録は担当者が取るのが基本だと話します。最近はAIで音声を残すこともあれば、自分で書くこともある。Zoomで使う記録の仕組みは高く、Google Meet側には一部無料の機能がある。Zoomで録音している人も多い、という印象です。

ただし、録音したデータをあとで使えているかというと、あらかわには別の実感がありました。

「録音多すぎて使わないもんで、録音データ1回しか使わないです。マジで」（あらかわ）

プロジェクトとミーティングが同時に進むと、誰が何を話したのか、何が決まったのか、誰が何をするのかが分からなくなります。会議中のメモも、決定事項の進捗も、まとめてぐちゃぐちゃになっていく。録音を増やすだけでは、あとから開ける記録にはなりません。

1-2. 手書きはキーワード、音声はGalaxyへ

あらかわは、議論の一言一句を手書きするのではなく、目の前の話に集中するために、キーワードだけを小さなカードへ書くことが多いといいます。

録音が許される場では、Galaxyの音声メモを使います。専用の録音機を買う案も出ましたが、この回の判断は、Galaxyの音声メモで足りているというものでした。オンライン会議では、できるだけスピーカーで行い、相手の声と自分の声の両方を入れます。

保存から書き起こし、要約までスマホ側で進むので、要約をグループチャットに貼り、「いま書き起こしたので、あとで修正する」と添えて渡す。そんな運用です。

ただ、要約はまだ長く、名詞の誤変換もあり、雑談も混ざります。AIが処理した感じが残るため、そのままでは渡しにくい。チャットのミーティングでは、Googleドライブのドキュメントに置いて手で直し、PDFにして配るところまで進めています。要約したあとにも、人の修正が残るわけです。

1-3. Googleドライブは、アカウントと権限で迷子になる

この方法には、音声メモを取り忘れるとあとから悲惨になるという弱点もあります。Googleドライブのメモは散らばり、リンクがどこへ行ったか分からなくなる。複数のアカウントを使っていると、どのアカウントに置いたのかまで迷います。

編集権限を渡すのも手間です。全部開けばいいのかと考えながら、ファイルを一つずつ開く。その作業だけで時間がかかります。さらに、自分がどのプロジェクトに入っていたのかを、フォルダとアカウントから追わなければなりません。同じ人たちが複数の場にいると、どの会話で出た話なのかも記憶だけでは分けにくくなります。

そこであらかわは、プロジェクトごとにフォルダを分けるのを諦めた方が、かえって扱いやすいのではないかと考えます。一方で、一つのプロジェクトの議事録を一つのファイルにまとめれば検索しやすい、という見方も出ました。

しかし、あらかわは、それではファイルが長くなり、いつの回か分からなくなると返します。前回なのか、前々回なのかが溶けてしまう。プロジェクトが6個ほどあるなかで、Googleドライブに10ページほどの議事録を作ったこともあり、完成したあとで、どこに何があるのか分からなくなった経験がありました。

アカウントもフォルダも増えるほど、作った議事録の居場所から分からなくなる。自分用の記録なら、分け方を減らした方がまだ辿りやすい。ここで見えてきたのは、そんな現実的な整理の方向です。

1-4. その日のうちに声で残し、Obsidianへ集める

あらかわが話した手順は、音声メモがある日とない日で分かれます。音声メモがある日は、これまでどおり書き起こしと要約まで進める。ない日は、その日のうちに、覚えているうちに声でテキスト化する。ChatGPTでも、ただの音声入力でも構いません。

昼のミーティングで何が決まったかは、その日なら口で言える。しかし翌日になると難しい。だから、音声メモがあるかないかにかかわらず、どちらかの方法でその日のうちに残す、という線を引きます。

入れ先は、以前この番組でも紹介したObsidianです。Geminiのプラグインを入れ、少しずつ書き直しと修正をかけています。議事録用のプロンプトを作り、ClaudeやChatGPTに起こさせたこともある。悪くはないものの、まだしっくりは来ていません。

Geminiを使っている理由は、反応がとても速いことです。採用する箇所としない箇所をボタンで選び、合っている、違う、をテンポよく切り分けられるので楽だといいます。

Obsidianの中には議事録のフォルダを一つ作り、複数のプロジェクトをそこへ集めます。ファイル名を揃えて並べれば、自分用としては見やすい。中身はMarkdownなので、メモ帳があれば開けます。PDFにする必要もありません。

Dropboxのような場所に置いたファイルなら、渡した相手も手を入れられます。「これ見ておいて」と投げられるのも利点です。

その先には、Notionでプロジェクトのページを作り、タスクと担当者まで載せたいという構想があります。そこまでいけば完璧ですが、自動化できるかどうかは、まだ連携する道具で悩んでいる段階です。すでに組み上がった仕組みではなく、これから届かせたい目標として語られていました。

1-5. AIに削らせすぎないためのプロンプト

あらかわは、音声メモを議事録の形へ直すプロンプトを、Obsidianの一番上に置いています。名前は「音声メモから議事録」。毎回コピーして貼り、整えてもらう運用です。

AIの議事録は完璧ではありません。名詞は使っていくうちにだんだん覚えてくれるものの、まだ道具の組み合わせで補う段階です。手は極力動かしたくない一方で、何が必要で何が不要かは、AIが苦手なところでもあります。

議事録として頼むだけでは、大事な要素を抜いてしまうことがあります。議論しているのに、その部分を置いていかれたら困る。そこで、元の内容を極力減らさない形にして、役割を次のように置いています。

「音声メモの内容を整理し読みやすく構造化された議事録を作成する専門アシスタント」（あらかわ）

しばらくはこの形で運用してみたい。あらかわ側の試行錯誤をまとめると、同じ日のうちに声で残すことと、AIには削らせすぎないことの2点に集約できます。

一方、しばっちの記録方法は、もっと絞られています。自分が手を動かして議事録を取ることは少なく、お客さんとの打ち合わせでは、自分が何をするかをメモする。録音はしない。何をして、次回までに何をするのかだけをはっきり残します。

人が多く関わるプロジェクトはほとんどなく、一対一が中心なので、どちらが何をするかが分かれば、いまのところトラブルにはなっていないそうです。

書き起こし自体は便利で、ここ1、2年でAIの精度も上がってきました。うまく使いながらやりたい。議事録のいいアイデアがあれば、リスナーから教えてほしい。そう話して、このテーマを閉じました。

2. 大雨・暴風のときは、見に行かず家にいる

ここでは、Yahoo!天気・災害のページを手がかりに、警報が出たときのNG行動と、危険を見に行きたくなる心理を確認します。

2-1. 見回りと屋根の補修は、接近してからでは遅い

しばっちが選んだのは、大雨や暴風が発生したときのNG行動です。気温の高い日が続き、大雨も多い。配信では熊本の大雨に触れ、このあとは台風の季節になるとして、大雨・暴風・洪水・波浪・高波の警報を見る時期だという入り方をしました。

こういうときは外出しない。そこから一歩進めて、何がNGと言われているのかを、Yahoo!天気・災害のページを見ながら話していきます。

基本は建物の中で、通り過ぎるのを待つことです。通過しているあいだは外へ出ない。河川や用水路の見回りもやめる。屋根の補修は、台風が近づく前に済ませておく。

田舎では農作物が大切でも、雨の中で人間にできることはありません。台風が終わらなければどうにもならないから、見回りには行かない。作物を大切に思うことと、行っても手の打ちようがない時間は、分けて考える必要があります。

2-2. 地下、エレベーター、アンダーパスは水と停電で詰まる

言われてみればそうだと二人が受け取っていたのが、地下施設から地上へ、地上からはより高い場所へ避難するという項目です。

内陸寄りでも、水が一気に流れ込めば地下は浸水し、冠水します。大雨のとき、アンダーパスに水が溜まっているのも見かける。普段は意識していなくても、地下は怖い。ビルの上の方へ避難するかといえば、そこまではしていない、という感覚も出ていました。

低い場所の話から、ハザードマップにも触れました。海抜0メートル地帯は保険料が高く、その分家賃が安い、という話です。

二人が住む阪神地区は坂が多く、平地が少ない。山から海へ水が流れやすい一方で、その危険には意識が向きにくい。大阪の大きな川のそばで育った側は、0メートル地帯で、氾濫したら一帯が終わるような場所だったと話します。平地は住宅街として広がりやすい。住む地形が違うと、同じ警報でも意識の向き方は変わります。

もう一つの注意点が、エレベーターを使わないことです。暴風で送電線が切れ、停電することがある。エレベーターでしか帰れない住まいは、そこで動けなくなります。

何年か前に西宮で停電したとき、当時7階に住んでいて、水のポンプが止まり、水が出なくなった。トイレも流せず、風呂にも入れず困った。1日ぐらいで復旧したので助かったものの、それ以来、警報が出そうなときは浴槽に水を溜めるようになったという体験も出ました。

東日本大震災のときには、大阪で働いていた側が、止まったエレベーターの代わりに、高い階まで階段で上り下りしたと話しています。この間のカムチャッカの地震にも触れ、規模だけ見れば、あのくらいのことは日本のどこでも起きるというコメントがありました。エレベーターなしでは登れない高さは、住まいを考えるときに見ておくものです。

河川や雨水路の周辺には近づかない。アンダーパスにも入らない。途中までいけると思って車で入ってしまい、水没した車内で亡くなる事故も起きています。マフラーに水が入れば終わり、という感覚です。電気自動車ならどうなのかという疑問も出たまま、話は結論へ戻りました。

水や山には近づかず、家にいる。

「今回家にいなさいっていうのが結論になる」（しばっち）

2-3. 川を見に行きたくなる気持ちを5つに分ける

家にいるという結論で終わりそうなところを、しばっちは、川を見に行く人の気持ちとしてもう少し整理しました。農作物を見に行くケースはいったん置き、川の方を軽くまとめた形です。

1つ目は、危険を軽く見る正常性バイアスです。危険な情報を受け取っても、自分は大丈夫、今回も大したことはないと考え、警戒が下がる。本当は今回が危険かもしれないと、思い直す必要があります。

2つ目は、確認したい欲求です。ニュースやXで河川が氾濫していると流れても、本当なのか、自分の目で見ないと信じられない人がいる。生活や財産に関わる場所の近くなら、なおさら見に行きたくなります。

田畑や家や店は、なんとかできるかもしれないと思って動いてしまう気持ちは分かる。一方、釣り場が使えなくなるという話は、行ってもどうにもならないという受け取りでした。

3つ目は、Xで流れてくるような映像を、自分でも撮りたいという欲求です。

4つ目は、慣れと過去の成功体験です。前も大丈夫だったから、今回も大丈夫だと思ってしまう。事故に遭った人がニュースに出ても、その何倍もの人が同じように見に行っているのだろうという見立てです。バイトテロと発想は同じで、自分は大丈夫、自分は関係ないというたとえも出ました。

5つ目は、周囲の影響です。近所の人や家族に、ちょっと見に行こうと誘われると、ついていってしまう。これに対して、家族なら止めるのではないかという疑いも出ています。悪い友達に誘われるならいるかもしれない、高校生くらいならするかもしれない、というところで、この項目には「本当かな」が残りました。

五つを同じ確度で言い切ったわけではなく、川を見に行きたくなる気持ちを、いくつかの方向から言葉にした整理です。

2-4. 電気が止まってもできることと、水の買い替え

台風や暴風のときは、大人しく家で本を読む、ボードゲームをする。これが整理したあとの過ごし方です。

ひどいときには電気が来ないので、テレビゲームはできません。ボードゲームなら、電気がなくてもできる。夜は困るから寝る。昼間なら、というやり取りになりました。外が荒れている時間を、家の中で電気に頼らず過ごす考え方です。

水などの備蓄も話題になりました。ペットボトルの水を買い直したという話と、ローリングストックをしないと、どのくらい持つかが難しいという話です。毎年買い替えるくらいの感覚で、年に1回はそれを食べる日を作らないと回らない。そこまで話して、しばっちのテーマは終わりました。

エピソードの総括

議事録より先に、目的と安全を確認する

最後は、議事録の話へ戻りました。作ると言われても大変ですが、議事録を作ること自体が目的ではありません。目的はプロジェクトの成功で、議事録はそのための手段です。

会社によっては、議事録を作ることが若手の登竜門のような段になっている。そういう人がAIを使っていると、上司から、見て書いて初めて分かると言われるのではないか。そんな見立ても出ました。

関係者がゴールを共有できていればよいものの、共有できないこともあります。仕切る人がゴールを設定し、関係者へ周知する。その役割が大事になるのではないか、という話です。

そして、どんな会議よりも安全が先。会議するために集まらない。あらかわが、しばっちは最近この種の話が多いと振ると、しばっちは、こういう話が好きなのだと答えました。

議事録については、録音を増やす前に、その日のうちに使える形へ落とすこと。大雨・暴風については、危険を確認しに行かず、家にいること。仕事の記録も、災害時の判断も、迷ってから動くのではなく、先に決めた扱い方が支えになります。

ご安全に、でこの回は閉じています。

この回から持ち帰れること

録音は増えても、使わなければ1回きりのデータで終わる
手書きはキーワードに寄せ、音声がある日もない日も、その日のうちにテキストへ落とす
Obsidianへ集め、プロンプトでは元の内容を極力減らさない。Notionでのタスク化は、まだ自動化の手前にある
大雨・暴風のNGは、外へ出ない、河川や用水路を見回らない、地下とアンダーパスとエレベーターに注意すること
川を見に行きたくなる気持ちは五つに整理できるが、結論は家で本かボードゲーム。水は備蓄を回す

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTipsを紹介しています。紹介した内容は、WEBマガジン「monotips」でも扱っています。

感想・リクエスト募集：番組へのフィードバックは、WEBマガジン「monotips」のお問い合わせフォーム、またはnote・Xでお待ちしています。この回でも、リスナーから議事録のいいアイデアを教えてほしいと案内していました。