Power BIで販売データを見える化する、相談料をどう決めるか｜monotips station 第126回

イントロダクション

販売データの集計や会議資料づくりに時間がかかっていませんか。第126回では、Power BIでデータを見える化する方法と、専門知識への相談にどう値段をつけるかを、あらかわとしばっちがそれぞれの経験から話します。ツールの便利さだけでなく、動かすパソコンの重さや、無料相談を続ける側の迷いも取り上げます。

2022年10月12日配信のこの回は、体育の日がスポーツの日に変わり、祝日の日付も覚えにくくなったという雑談から始まります。事務所近くの飲食店を開拓する話や、高架下の商店街、鳥屋さん、おでん屋さんの話を交わします。

あらかわは、家族で川の字になって寝る寝床の変化を紹介しました。ダブルベッド1台とシングルベッド2台で4人が寝ていましたが、子どもが大きくなり、下の子の提案で横に布団をもう一枚敷くことに。寝相が気になる本人もそこに寝るようになり、寝床が増えた様子から子どもの成長を感じたそうです。

1. Power BIで販売データを見える化する

この章では、Power BIで何ができるのか、実際に販売データを読み込んだ例と、利用時に気をつけたいパソコン環境を見ていきます。

1-1. Excelでの会議資料づくりから抜け出したい

BIはビジネスインテリジェンスの略で、数値分析や経営分析、レポート作成に使うツールです。Power BIでは、データの抽出・変換・結合から、見やすいレポートの作成、組織内での共有、定期的な自動更新までを、プログラミングなしで行えます。項目をドラッグ＆ドロップで配置して、レポートを作るイメージです。

あらかわがこのツールに注目する背景には、会社員時代の経験があります。販売管理ツールからデータをダウンロードし、Excelで並べ替え、コピー＆ペーストして会議資料に貼り付ける。それだけで1日、2日がつぶれることもありました。

「何しかExcelの会議資料っていうのが嫌いだったんですよね」（あらかわ）

しばっちが「Excelでいいのでは」と問い返すと、あらかわは、Excelでは作業に時間がかかるうえ、クロス集計した結果をレポートに反映させるのも大変だと説明します。

1-2. デスクトップ版は無料、共有や自動更新は有料

Power BIは、Power AutomateやPower Appsと同じく、Microsoftが推しているビジネスツール群の一つです。収録時点ではデスクトップ版を無料で使えますが、Webへのアップロードや定期的な自動更新などを行う場合は有料になります。自分のパソコン上で試せることが、導入時のハードルを下げています。

1-3. 販売データを読み込み、選択に合わせて表示を切り替える

収録では、受注番号ごとに「どの商品を、どの得意先に、何個売ったか」が1行ずつ並ぶテーブルデータをPower BIに読み込んでいました。元データはExcelで、更新ボタンを押すと最新の内容を読み込み直します。このときは227行が読み込まれました。

カテゴリーを選ぶと、そのカテゴリーの商品がどの得意先に売れたかがリアルタイムに切り替わります。たとえば、しおりがどの得意先に売れたか、仕入れ商品がどこへ売れたかをすぐに確認できます。あらかわは、同じデータを円グラフにすれば、今月は特定の得意先が全体の6割を占めている、といったことも視覚的に分かると説明しました。

見える化は、次の打ち手を考える材料にもなります。よく売れているカテゴリーを来月さらに押し出す、売上が伸びていない得意先へ営業をかける。メーカーとして、何がいくら売れているかを把握できていないのは問題ではないか、と二人は話します。また、レポートのスクリーンショットを定期的にメールで送る仕組みをRPAで作れば、スタッフへの進捗共有も自動化できます。あらかわは、毎週2回ほど自動送信する例を挙げました。

しばっちは、行政書士事務所の案件を表で管理しており、収録時点では人力でも対応できると話します。案件数は前年が70件、当時の今年は約40件。年によって40〜50件ほどと見積もっていたところ、実数を振り返っていました。一方、あらかわは、扱う商品が細かく、伝票が月に300〜400件ほどある商売では、クロス集計の効果が大きいと説明します。単価が800円や1,000円ほどの商品を多く扱う場合にも、データをまとめて見ることが役立ちます。しばっちも、案件が増えたらBIツールのほうが分かりやすくなるかもしれないと応じました。

1-4. 便利さを生かすには、パソコンの余裕が要る

Power BIには弱点もあります。あらかわが本格導入をためらっていた最大の理由は、メモリーを多く使うことでした。何もしていない状態でも約1GBを使い、更新やクロス集計をすると約2GBまで増えて、CPU使用率もほぼ100％に張り付くことがあります。

デモに使ったのは、少し古めの第7世代あたりのi3を積んだノートパソコンです。メモリーはもともと8GBでしたが、16GBのメモリーを追加して20GBにしました。32GBにする案も考えたものの、20GBで十分に速くなったため、いったんその構成で使っています。異なるメモリーを組み合わせると速度が遅いほうに引っ張られる可能性も気にしていたそうですが、認識され、実際に速度も上がったとのことでした。購入した16GBのメモリーは、当時約8,000円だったと話しています。

あらかわが挙げた問題点は、インストール時にサポートが必要なこと、起動に時間がかかること、メモリーの使用量が大きいこと、無料版ではスマホで見られず、インストールしたパソコンでしか見られないことです。スマホで使えるものは有料のPro版にありますが、データの置き場所や接続も考える必要があります。Dropboxなどのクラウドに元データを置くと端末ごとにファイルのパスが変わるため、その点も扱いにくさとして話題になりました。

導入のきっかけは、販売管理システムが変わり、以前使っていたレポート画面がなくなったことです。見たいデータを確認できなくなり、テーブルから直接分析するためにPower BIを使い始めました。それ以前も月に1回ほどレポートを使っていましたが、メモリー8GBのパソコンでは待ち時間が長く、本格利用を見送っていたそうです。

1-5. まずは専用のパソコンで試してみる

あらかわのおすすめは、Power BIをメインのパソコンに入れず、分析用のパソコンで動かすことです。分析中はほかの作業が止まりやすいため、専用機を使うか、動かす時間をずらすとよいと話します。自身はRPA用のパソコンを使う案を考えていました。メモリーを大量に使うので、ほかの作業やアプリで使うメモリーに余裕を持たせることもポイントです。

情報収集では、検索結果に出てくるMicrosoft公式や一部のブログは読みづらいことがあり、YouTubeのほうが有益な情報を見つけやすいという実感を共有しました。まずYouTubeで使い方を調べ、Windowsに無料版を入れて、手元のパソコンでどれくらい重いか、何ができるかを確かめる。あらかわは、細かい商品を数多く扱う商売に特に向いていると考えています。

しばっちの仕事でも、年間売上を分野別に円グラフで見られれば便利かもしれません。外国人が3割、建設業が5割といった分野ごとの内訳を示す例が挙がり、分野別に目標を立てているしばっちは、進捗がすぐ分かるならありがたいと応じました。

2. 相談料は無料がいいのか、有料にするのか

続いては、知識を提供する仕事で、相談にどこまで無料で答えるかという悩みです。聞く側の気軽さと、答える側にかかる責任や時間を、二人で掘り下げます。

2-1. 聞くのは一言でも、答える側には責任がある

しばっちのテーマは、相談を受ける側の悩みです。知識を売る仕事をしていると、「こういうときはどうしたらいい？」という相談が来ます。しばっちは、許可を取る前の相談だけでなく、許可を取った後に起きたことへの相談も、これまでは無料で受けてきました。忙しくなるまでは、まず経験を積みたい気持ちがあったからです。

ただ、聞く側は一言で済んでも、答える側には責任が生まれます。正しいことを伝える必要があり、間違えれば「あの人が言ったから」と受け取られることもあります。その知識を得るために本を買い、講座を受け、時間を使って調べてきたのに、持っている知識を無料で出し続けてよいのか。相談が広告になり、回り回って自分のメリットになるなら提供してもよいけれど、一人のために手間とコストをかけて調べることには迷いが出てきたと話します。

2-2. 無料相談にも、支える仕組みや努力がある

弁護士の相談では、初回無料を掲げるところもあれば、時間単位で料金がかかるところもあります。番組では、以前は30分5,000円という基準価格があったことや、今は自由に料金を決められることにも触れました。無料で相談者を集めて依頼につなげる狙いがあっても、無料相談だけで終わる人もいる、という現実も語られます。

前週に紹介した商工会議所の無料相談についても、あらかわは、相談する会員には無料でも、相談を受ける専門家には商工会議所から報酬が発生しているのではないかと話します。しばっちも「それはしていますね」と応じます。どこかで費用を負担する仕組みがあると知らずに、何でも無料で聞くのは違う。すぐ答えられることならともかく、時間がかかる相談を無料で頼むのは申し訳ないと思うようになったそうです。

「簡単に回答してるように見えても、その裏にはそこに至るまでの、すごい努力があるんだなというのが、よく分かるようになってきました」（しばっち）

情報がYouTubeに集まりやすいのも、発信者に収益があるからではないか、という話にもつながります。対価を得ていることで、発信を続けられる面がある一方、情報の質はさまざまです。信頼できる人に一対一で相談するなら、現金に限らず、相手にも何らかのメリットを返す必要があるのではないか。しばっちはそう考えています。

2-3. どこまでが仕事か、先に決めておく

Webの仕事でも、パソコンが壊れた、ホームページが消えた、といった相談が来ることがあります。本来は保守の担当者に聞く内容でも、相談窓口がこちらだと思われてしまうことがあると、二人は話します。聞く側にも、分からない分野は専門家にお金を払って相談するなど、自分で判断する姿勢が必要です。

答える側は、契約書などで仕事の範囲をはっきりさせておかないと、相談がなし崩しに広がるおそれがあります。ホームページに初回相談の料金表を載せておけば、仕事のスタンスを伝えられるかもしれません。30分5,000円、1時間5,000円など、金額を表に出す案も話題になりました。

2-4. 有料相談、顧問、月額プランを組み合わせる

しばっちは、相談を有料で受ける案を考えているものの、まだ導入していないと話します。相談料の設定や、相談者にとっての納得感、期待を超える内容を返せるかが話題になりました。有料にすることで、より相性のよい相談者が集まるのではないかという見方も出ました。

一方、有料にすると雑談に気を使いそうだという悩みもあります。「ここから本題なので時間を計らせてもらいますね」とタイマーを押す案が出ても、早く終わった場合はどうするのか、30分の予定が気づけば1時間以上になることもある、と話は続きました。

その点、月額の顧問料なら時間を細かく気にせず相談を受けられます。顧問契約をする人としない人の二択ではなく、その中間のプランを作る案も出ました。たとえば月額は安くしてチャット相談を受け、対面で会うときは別料金にする。ただし、契約していない人よりは安くする。AppleCareのように、加入していれば修理費が下がる仕組みをイメージしていました。番組では、画面修理が加入なしなら3万円、加入していれば1万円という例も挙がります。

何をどこまでサービスに含めるかを決めるのは簡単ではなく、この案は具体化に至っていません。月額保守のように「困ったら何でも聞いてね」とするほうが、双方にとって分かりやすいかもしれないとも話します。決定的な答えは出さず、リスナーに「うちはこうしている」という工夫を募りました。

2-5. ラジオなら、相談への答えを多くの人に届けられる

番組の最後には、monotips station自体も、相談への答えを届ける場になっていると話しました。ラジオなら自分たちのペースで話せて、一人に合わせた説明を何度も繰り返す代わりに、知見を多くの人へ共有できます。番組をきっかけに新しい案件につながることもあり、将来的に収益化できれば理想だと考えています。相談があれば、番組へのコメントとして寄せてもらえれば、話題として取り上げるかもしれないと呼びかけました。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

二つのテーマに共通するのは、時間や知識をどう扱い、必要な人へどう届けるかです。手作業の集計に時間をかけるのか、ツールで見える化するのか。相談に無料で答え続けるのか、料金や契約の範囲を決めるのか。どちらも、仕事の規模や相手との関係に合わせて考える必要があります。

Power BIは、テーブルデータから選択に応じて表示が切り替わるレポートを作れる。収録時点ではデスクトップ版を無料で利用できた
Power BIはメモリーとCPUを多く使うため、分析用のパソコンや、ほかの作業と時間を分ける工夫が役立つ
細かい商品を多く扱う商売では、クロス集計や売上の見える化が打ち手につながる
相談に答える側には責任があり、知識を身につけるための時間や費用もかかっている
相談料の設定や、顧問契約と月額プランの中間を作る方法が話題になった
一対一の相談だけでなく、ラジオのように多くの人へ知見を届ける方法もある

次のステップ

Excelでコピー＆ペーストしながら会議資料を作っている人は、YouTubeでPower BIの使い方を調べ、Windowsの無料版を手元のパソコンで試してみると、必要な環境や使い方を確かめられます。相談を受ける仕事をしている人は、どこまで無料で答え、どこから料金をいただくのか、相談料をどう設定するのかを整理するところから始められそうです。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

Podcastを聴く: 各種Podcastプラットフォームで配信中です。

最新情報をチェック: WEBマガジン「monotips」もあわせてご覧ください。

感想・リクエスト募集: 番組へのフィードバックは、WEBマガジン「monotips」のお問い合わせフォーム、またはnote・Twitterでお待ちしております。