電子出願の壁を越えて、大人の学びを仕事につなげる｜monotips station 第110回

イントロダクション

この回では、実用新案の修正手続きをきっかけに電子出願へ挑戦したあらかわが、電子証明書の取得から修正出願までの道のりを振り返ります。続いて、しばっちが大人になってからの勉強について、学びを仕事の価値につなげる考え方を話します。

本編前には梅雨の傘談義やインボイス登録、PTAの連絡をLINE WORKSに集め始めた話も。行政手続きや新しい仕事に向き合うとき、どこでつまずき、何を学ぶと次につながるのかが見えてくる回です。

1. 傘の雑談から、PTAの連絡をペーパーレスにする話へ

本編に入る前には、梅雨の話から身近な仕組みを見直す話題が続きました。

近畿も梅雨入りし、雨の日が続くなか、二人は傘の形が長いあいだ変わらないことを話します。傘に関する特許は多いそうですが、結局は普通の傘が使われている。ビニール傘が登場したこと自体は、大きな変化だったのではないか、と話が広がりました。

続いて、しばっちはインボイス登録の申請を済ませたと報告します。翌年の10月1日から登録事業者になる予定で、忘れないうちに手続きしたとのこと。制度への意見はまだ多いものの、実施が決まっているなら準備するしかない、という話になり、詳しい議論はまた別の機会にすることにしました。

あらかわは、小学校のPTAでWeb担当の募集があり、担当者がいないなら手伝うと回答したところ、そのまま運営に関わることになったそうです。まず取り組んだのは、運営メンバーをLINE WORKSに招待し、連絡をグループウェアにまとめることでした。

その先に見据えているのは、学校からの配布物を紙からタブレットへ移すことです。学校には約1000人の児童がいて、全員に同じプリントを配るだけでも、コピー代は1万円ほどになるのではないかとあらかわは試算します。実際にはもっと安いかもしれない、と断りつつ、配布物をネットで見られるようになれば負担を減らせるのではないかと話しました。タブレットを配るGIGAスクールの流れもあるのだから、端末を活用したいという考えです。

2. 実用新案の電子出願にトライしてみたTIPS

あらかわは、修正書類を返す方法を考えるなかで、初めて電子出願に取り組みました。手順は複数の窓口やソフトにまたがり、電子証明書の準備が大きな壁になります。

2-1. 修正の返答を、紙ではなく電子で出すには

3か月ほど前、あらかわは中小企業が知っておきたい知財の種類と相談先を紹介しました。その後、行政機関に質問しながら自分で実用新案を申請したところ、修正依頼が届きます。書類に「事件番号」とあって驚いたものの、案件を指す業界用語だと分かりました。

修正点については、書類に記載された電話番号から東京都の窓口へ問い合わせました。丁寧に教えてもらえた一方で、次に迷ったのは修正書類の返し方です。最初の出願は急いでいたため紙で出しましたが、修正の返答には60日間の余裕がありました。紙で提出すると電子化手数料がかかり、1枚あたり600円から800円ほど。前回は8枚を提出していたため、それだけで5000円から6000円ほどになったといいます。今回は2枚ほどで済みそうでも、今後、商標などを出願することを考え、自分で電子出願を試すことにしました。

電子出願には専用ソフトと対応するパソコンが必要です。特許庁へ電話すると、大阪と東京の電子出願の問い合わせ先を案内されました。発明協会やサポートセンターの端末を使う方法もありますが、利用できる日や台数に限りがあるため、あらかわは自分のパソコンで進めることにします。

2-2. 七つの手順のうち、電子証明書でつまずく

電子出願ソフトのサポートサイトで全体の手順を探すところから、あらかわの道中が始まりました。初めて見る人には目的の案内が分かりにくく、「サポートサイトの案内ページ」を開いて、ようやく流れをつかめたそうです。あらかわは、最初から案内が見える場所にあってほしいと感じました。

手順は、パソコンの準備、電子証明書の準備、出願ソフトの入手、インストール、申請人利用登録、申請書類の作成、電子出願の七段階です。パソコンのOSやメモリを確認するところまでは分かりやすいものの、次に必要となる電子証明書で一気に難しくなります。特許庁の手続きだけで完結せず、法務省の「商業登記に基づく電子認証制度」へ進む必要があるからです。

法務省の案内には、電子証明書の手数料が下がったという情報があり、3か月で1300円ほどでした。紙の電子化手数料と比べて検討できる金額だと考え、あらかわは商業登記電子認証ソフトをダウンロードして必要なファイルを作ります。

ところが、発行申請をオンラインで進める段階でつまずきました。申請ファイルをAdobe Acrobat Readerで開き、署名して送る必要がありますが、法務局が配布する署名用プラグインが、手元にあったWindows 10、11、7のパソコン3台のどれでもうまく動きません。あらかわは2時間ほど試したものの解決できませんでした。PDFへの署名に慣れた専門家なら手早くできる作業でも、初めて取り組む人には高い壁です。

2-3. 法務局へ行き、郵送で電子証明書を取得

オンラインでの申請をいったん諦め、あらかわは法務局へ向かいます。最初に入った窓口では不動産の手続きのみを扱っていると言われ、谷町の法務局へ移動しました。しかし、受付終了が近く、申請内容の確認に時間がかかるため、その日の受付は難しいと告げられます。

事情を話すうちに郵送で受け付けてもらえることになり、あらかわは必要なものを確認して、USBを添えて送付しました。数日後に返送され、電子証明書を取得できました。その後、届いたシリアル番号を商業登記電子認証ソフトに入力し、証明書を取り込みます。ここまで終えて、ようやく電子証明書の準備が完了しました。

2-4. 書類を整え、修正の電子出願を終える

電子証明書を準備したあとは、特許庁の出願ソフトを入手して利用登録を行います。あらかわは過去に商標などを取得していたため、出願人識別番号をすでに持っていました。その番号と電子証明書をひも付けて先へ進めましたが、番号がない場合には、別途登録が必要になるのではないかと考えています。

修正書類はWordで作り、HTML形式に書き出してアップロードしました。電話で相談していた特許庁の担当者が、Wordの内容をメールで確認してくれたことも助けになったそうです。ソフトの操作が分からなくなったところで電子出願サポートセンターにもう一度電話し、手順を聞いて修正の電子出願を完了。全体でおよそ1週間かかりました。

「ここまでの話を聞いてやってみようかなっていう人はぜひやってみてください」（あらかわ）

一度経験すれば、二度目からはできそうだとあらかわは感じました。ただし、頻繁に出願するのでなければ、手順を忘れてしまうかもしれません。そのときはまた電話で確認すればよい、というのが実感です。一生に一度ほどの出願なら、紙や専門家に任せたほうが楽なこともあります。

それでも電子出願を試した背景には、今後ネットで商品を販売する際、Amazonのブランド登録には商標が必要だとあらかわが考えていたことがあります。商標を手軽に出願できる環境を持っておきたい、という狙いです。専門家の費用には幅があり、知財にも積極的に権利を取りに行くものと、何かあったときに備えるものがあります。少人数で商品を売る会社が、守りの知財を自分たちで取得できるようにするのは、選択肢の一つではないかと話しました。

一方、しばっちは、仕事によっては電子化するより役所へ持参したり、レターパックで送ったりするほうが楽な場合もあると話します。あらかわも、電子化を進める仕組みは手続きごとに異なり、使う側には大変だと応じました。大企業同士の大きな争いと、数人の会社が商品を売るために必要な手続きでは事情が違います。まず自分で試してみるか、専門家に頼むかは、出願する人の目的と頻度に合わせて考えることになりそうです。

3. 大人になっても勉強は大事なTIPS

しばっちが取り上げたのは、仕事に直結する大人の勉強です。決まった作業をこなすだけでなく、知らないことを調べてできるようになると、仕事の幅や付加価値につながると話します。

3-1. 学んだことが、仕事の結果に戻ってくる

学生時代は、勉強してもその成果がすぐには分かりにくいことがあります。一方、大人になってからの財務や資格、商売についての勉強は、仕事の結果に結びつきやすい。しばっちは最近、学ぶことが仕事に戻ってくる感覚があると話しました。

仕事の進め方には、言われたことだけを行い、「知らないからできません」「やったことがないからできません」と止まるやり方もあります。しかし、誰もやったことのないことに取り組む場面では、知らないことを調べて実行する力が仕事になります。

「誰もやってないことをやるからお金がもらえる」（しばっち）

あらかわも、新しいことを調べて試す姿勢が、仕事や収入につながり、取り組む面白さにもなると応じます。知らないことを学べば、自分の市場価値を高められるという考えです。

3-2. ルーティンの先に、仕事の付加価値をつくる

しばっちの仕事では、書類を作ること自体はできても、より良い書類を作るには勉強が必要です。行政書士の業務にも、車庫証明のようにルーティンで進める仕事がありますが、価格勝負になりやすい分野もあります。しばっちは、付加価値を高め、その価値を理解してくれる人と仕事をすることを自分の方向性として挙げました。

電子化が進む手続きは、行政の仕組みもあって使い方が複雑になり、一般の人には扱いづらいことがあります。だからこそ、その手続きを学んだ人が強くなる。あらかわパートの電子出願も、勉強が仕事につながる例として重なります。

Webのように新しい技術や言語が次々に出てくる分野では、学んだ知識を蓄積しにくく大変だと、しばっちは話しました。あらかわは、技術が簡単になっていくほど、その手前にあるマーケティングやビジネスの組み立て方が求められるようになると応じます。変化する技術を追うだけでなく、普遍的な考え方を学ぶことも大切だという話です。

3-3. 勉強する時間と場所を先に決める

しばっちは、最近学んでいることとしてTOCや、建設業向けの水準の高い財務諸表づくりを挙げました。建設業では、毎年提出する決算変更届に使う書類を作ります。税理士が税務署向けに作る書類とは目的や観点が異なるため、しばっちの仕事では学び続ける必要があります。

学ぶ時間を確保するため、しばっちは週に一度、事務所以外の場所で一人で作業する時間をつくっています。気に入ったカフェにも足を運び、気持ちをリセットする時間にしているそうです。勉強を続けるには、意欲だけに頼らず、時間と場所を予定に入れておくことも工夫の一つです。

エピソードの総括

今回の学びとポイント

この回では、電子出願の複雑さと、大人が学び続ける意味を、それぞれの実体験から考えました。

修正書類の提出では、紙の電子化手数料と電子出願の準備・手間を比べて選ぶ
電子出願では、特許庁の手続きに加えて法務省側で電子証明書を用意する必要がある
一度経験すれば次は進めやすそうでも、出願の頻度によっては紙や専門家への依頼が楽な場合もある
大人の勉強は仕事の結果や付加価値につながり、電子化で手続きが複雑になるほど学んだ人の力が生きる
学びを続けるには、時間と場所をあらかじめ確保する

あらかわは、実用新案などを取得すること自体がゴールではなく、その権利を使って稼ぐことが大切だと振り返りました。電子手続きの道中で感じた使いにくさを踏まえ、デジタル庁には、時間がかかっても省庁をまたぐ手続きを簡単にしてほしいと期待します。

知らない手続きや仕事に出会ったとき、すぐに専門家へ頼る方法もあれば、必要性や頻度を見極めて自分で学ぶ方法もあります。学んだことをどんな仕事につなげるのかまで考えることが、今回の二つのTIPSに共通する視点でした。

monotips stationについて

monotips stationは、ビジネスの小ワザを紹介するWEBマガジン「monotips」から生まれたPodcastです。編集長のあらかわと副編集長のしばっちが、毎週ビジネスに役立つTIPSを紹介しています。

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